Văn phòng đại diện Giải thể Phần 3: Tài liệu chi phí

Trong phần cuối cùng của loạt bài gồm ba phần này, chúng tôi xem xét cách xử lý các chi phí liên quan đến công ty mẹ và RO địa phương, các khoản thanh toán và chi phí ‘nghi ngờ’ trả cho các nhà cung cấp nước ngoài.

Chi phí phát sinh cho nhân viên nước ngoài của công ty mẹ

Đối với nhân viên của công ty mẹ đến thăm văn phòng của RO trong thời gian ngắn, chi phí đi lại và ăn ở thường được RO chi trả.

Một số chi phí phổ biến phát sinh cho những nhân viên như vậy là lệ phí xin visa, vé máy bay, chỗ ở và phụ cấp bữa ăn.

Các doanh nghiệp đôi khi mắc lỗi khi nghĩ rằng các chi phí phát sinh cho nhân viên của công ty mẹ nên tương tự như các nhân viên của RO.

Tuy nhiên, theo cơ quan thuế, nhân viên của công ty mẹ của RO không thuộc biên chế của RO và mọi chi phí phát sinh cho những nhân viên đó nên được coi là thu nhập có thể đánh giá của họ và bị đánh thuế ở mức thuế suất 20% cho cư dân không phải là thuế phù hợp.

Do đó, cách tiếp cận hợp lý là chi phí đi lại cho nhân viên của công ty mẹ đến thăm Việt Nam nên được trả bởi công ty mẹ.

Tuy nhiên, nếu chi phí đi lại phải được RO thanh toán, cần có các thỏa thuận được chứng minh bằng văn bản để chứng minh rằng RO chỉ thực hiện thanh toán thay mặt cho công ty mẹ. Điều quan trọng cần lưu ý là các chi phí vẫn có thể phải tuân theo yêu cầu của kiểm toán viên thuế và họ sẽ xem xét nếu RO có cơ sở vững chắc để chứng minh bản chất của các chi phí đó.

Ngoài các tài liệu chi phí đi lại cần thiết như đã đề cập trước đó, RO có thể sử dụng bằng chứng hỗ trợ như:

  • Thỏa thuận nội bộ giữa RO và công ty mẹ của nó, quy định các điều khoản thanh toán thay mặt và hoàn trả chi phí đi lại cho nhân viên;
  • Thư chuyển nhượng từ công ty mẹ cho thấy thời gian chuyến đi của nhân viên tại Việt Nam;
  • Hành trình chỉ định chi tiết công việc và kỳ nghỉ của nhân viên đó trong chuyến thăm Việt Nam; và
  • Bằng chứng thanh toán và bồi hoàn chi phí đi lại giữa RO và công ty mẹ.

Nghi ngờ thanh toán hoặc hoàn tiền

Các nhà đầu tư cần lưu ý rằng trong quá trình quyết toán thuế, cơ quan thuế thường thực hiện kiểm toán kỹ lưỡng các sổ quỹ của RO, báo cáo ngân hàng và các hồ sơ kế toán khác để xem xét tính hợp pháp của các chi phí RO phát sinh trong quá trình hoạt động.

Nếu bất kỳ khoản thanh toán hoặc bồi hoàn nào được coi là mơ hồ hoặc đáng ngờ, họ sẽ phải chịu sự xem xét mạnh mẽ với các nhân viên thuế yêu cầu bằng chứng hỗ trợ rộng rãi.

Dựa trên kinh nghiệm thực tế của chúng tôi về kiểm toán thuế đối với RO, chúng tôi cung cấp một số ví dụ về các khoản thanh toán hoặc bồi hoàn thường được coi là nghi ngờ Hồi giáo theo quan điểm của cơ quan thuế:

  • Ví dụ 1: RO được công ty mẹ cho phép chi trả vé máy bay của nhân viên nước ngoài cũng như các thành viên gia đình của họ trở về nước họ mỗi năm một lần. Giám đốc đại diện (CRO) của RO trước đây đã có kinh nghiệm tư vấn về thuế và biết rằng bảo hiểm chi phí cho các thành viên gia đình của nhân viên nước ngoài phải chịu thuế theo quy định thuế TNCN của Việt Nam. Trong nỗ lực vượt qua cơ quan thuế, CRO đề nghị nên mua vé máy bay thông qua đại lý chuyến bay để các chi tiết đặt chỗ không được hiển thị trên hóa đơn thuế được phát hành. Tuy nhiên, kiểm toán viên thuế dễ dàng xác định các hóa đơn cho vé máy bay là không hợp lý khi so sánh với các khoản thanh toán tương tự khác. Do đó, tất cả các khoản thanh toán vé máy bay được coi là thu nhập có thể đánh giá của nhân viên nước ngoài và chịu thuế suất thuế TNCN 10%.
  • Ví dụ 2: RO cho phép chuyên gia quảng cáo của mình chịu các chi phí giải trí như bữa tối kinh doanh, quà tặng và rượu vang khi gặp gỡ các đối tác kinh doanh tiềm năng. Các nhân viên tự chi trả các chi phí đó và giữ các hóa đơn thuế, biết rằng họ sẽ nhận được các khoản bồi hoàn từ RO dưới hình thức trợ cấp đặc biệt. Sau đó, kiểm toán viên thuế kiểm toán tất cả các khoản thanh toán cho nhân viên và phát hiện ra sự không nhất quán của các khoản thanh toán trợ cấp đó. RO mơ hồ về bản chất của các khoản phụ cấp như vậy và không cung cấp giải thích đầy đủ về bản chất của các khoản thanh toán. Do đó, các khoản thanh toán như vậy được kiểm toán viên coi là nghi ngờ của người kiểm tra thuế và được tính vào thu nhập có thể đánh giá được của những nhân viên đó, chịu mức thuế suất thuế TNCN 10%.
  • Ví dụ 3: Trong chuyến viếng thăm của nhân viên công ty mẹ, RO quyết định tổ chức một bữa tiệc tại phòng chờ sang trọng với sự tham dự của tất cả nhân viên. Hóa đơn của bên được thanh toán bằng thẻ tín dụng của CRO và được hoàn trả sau thông qua tài khoản ngân hàng của RO. Khi kiểm toán báo cáo ngân hàng của RO và tìm hiểu bản chất của khoản hoàn trả đó, kiểm toán viên thuế áp dụng mức thuế bổ sung 20% ​​cho người không cư trú cũng như phạt lãi suất 0,03% mỗi ngày.

Chi phí trả cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài

Các chi phí này thường bị RO coi thường bằng cách giả định rằng các chi phí đó là hợp lý cho hoạt động hàng ngày và không nên có liên quan đến thuế. Nhiều RO và các chuyên gia thuế tin rằng kiểm toán thuế RO được thực hiện bởi các nhân viên thuế từ Phòng thuế TNCN của các sở thuế địa phương, những người thiếu kinh nghiệm trong kiểm toán thuế kinh doanh. Đây là một quan niệm sai lầm nghiêm trọng, thường phải trả cho RO số tiền đáng kể phải nộp thuế bổ sung và áp dụng hình phạt khi kiểm toán thuế cuối cùng để giải thể.

Chúng tôi khuyến nghị RO nên đánh giá hàm ý thuế đối với các chi phí của họ trả cho các công ty hoặc cá nhân nước ngoài vì hầu hết các khoản thanh toán đó đều phải chịu Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT), còn được gọi là thuế khấu trừ thuế. FCT không phải là một loại thuế riêng biệt mà bao gồm thuế VAT và thuế thu nhập (thuế TNDN hoặc thuế TNCN) được áp dụng cho các khoản thanh toán từ các tổ chức địa phương cho các công ty hoặc cá nhân nước ngoài.

Các khoản thanh toán như vậy được coi là thu nhập kiếm được ở Việt Nam, trong đó các bên Việt Nam có trách nhiệm tuyên bố và thực hiện thanh toán thay mặt cho các tổ chức nước ngoài.

Ví dụ về các chi phí chung được trả cho các tổ chức nước ngoài, được khai báo và chuyển tiền FCT bởi RO bao gồm:

  • Cải tạo và lắp đặt văn phòng RO;
  • Mua thiết bị văn phòng chuyên dụng có dịch vụ lắp đặt kèm theo;
  • Đăng ký phần mềm chuyên dụng (Ie Xero, Slack và Adobe, v.v.);
  • Tuyển sinh và thành viên của các hiệp hội nước ngoài (Ie CPA Australia, CIMA hoặc CFA, v.v.); và
  • Đào tạo nhân viên (bao gồm đào tạo trực tuyến).

Thực tế mà nói, nếu chi phí của RO phát sinh với các tổ chức nước ngoài được giải quyết bởi công ty mẹ của nó, sẽ không có liên quan đến FCT.

Tuy nhiên, sẽ có trường hợp RO phải nhập và giải quyết hợp đồng với các tổ chức nước ngoài.

Những chi phí như vậy cần được đánh giá về ý nghĩa thuế; nếu họ phải chịu FCT, RO nên thực hiện đăng ký mã số thuế thích hợp cũng như khai báo và chuyển FCT vào ngân sách nhà nước để giảm thiểu rủi ro kết thúc bằng khoản thuế phải nộp bổ sung đáng kể và hình phạt khi giải thể.

Ngoài những sai lầm thực sự trong kê khai thuế TNCN, đây là những chi phí phổ biến nhất, thường bị cơ quan thuế thách thức trong quá trình kiểm toán thuế của RO.

Xem xét băng đỏ rộng rãi của Việt Nam về thuế, RO nên nhận thức được các yêu cầu mở rộng của các tài liệu hỗ trợ cũng như các thủ tục thuế cần thiết và được chuẩn bị tốt cho kiểm toán thuế tiềm năng trong tương lai.

Bài viết này đã được chuẩn bị cho hướng dẫn chung về các vấn đề chỉ quan tâm và không cấu thành lời khuyên chuyên nghiệp.

Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *