Văn phòng đại diện Giải thể Phần 2: Tài liệu thuế

Trong phần hai của loạt bài ba phần này, chúng tôi phác thảo các khuyến nghị thực tế về cách RO có thể nâng cao tài liệu thuế hiện tại của họ cũng như giảm thiểu rủi ro thuế tiềm ẩn trong tương lai khi ngừng hoạt động.

Chi phí đi lại cho nhân viên

Chi phí cho các chuyến công tác gần như không thể tránh khỏi đối với các RO hoạt động tại Việt Nam do phải cử nhân viên của họ đi gặp các đối tác kinh doanh tiềm năng, đào tạo với công ty mẹ ở nước ngoài hoặc tìm kiếm địa điểm tiềm năng để đầu tư trong tương lai.

Người ta thường thấy RO phải chịu chi phí đi lại đáng kể trong thời gian hoạt động tại Việt Nam và sau đó bị phạt vì các khoản thuế bổ sung, được áp dụng cho các chi phí đó sau khi được cơ quan thuế kiểm toán.

Do đó, một số nhà đầu tư tin rằng cơ quan thuế không cho phép RO chịu chi phí đi lại. Tuy nhiên, chi phí đi lại nên được miễn thuế TNCN nếu RO có thể xác nhận rằng các chi phí đó là cần thiết cho sự phát triển kinh doanh của nó.

Tương tự như tài liệu kế toán của công ty để hỗ trợ chi phí được khấu trừ, RO được yêu cầu duy trì hồ sơ sổ sách đầy đủ cũng như các tài liệu hỗ trợ về chi phí đi lại của doanh nghiệp.

Để chứng minh mối quan hệ trực tiếp giữa chi phí đi lại phát sinh và hoạt động của RO, các tài liệu hỗ trợ sau đây cần được duy trì đầy đủ:

  • Chính sách cho việc đi công tác phải được quy định trong các quy định tài chính nội bộ của RO, thỏa thuận lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động với nhân viên của họ. Chính sách này phải bao gồm giới hạn chi tiết về chi phí, thời gian đi lại và mục đích cũng như phương pháp phê duyệt và thanh toán (thanh toán trực tiếp hoặc hoàn trả chi phí thực tế);
  • Nếu RO cung cấp các khoản phụ cấp cố định và mỗi diem cho chuyến công tác của nhân viên của họ, thì các điều khoản đó cũng phải được quy định trong chính sách du lịch;
  • Thư chuyển nhượng có chi tiết về thời gian, địa điểm và mục đích của chuyến công tác;
  • Một vé điện tử (đặt chỗ trực tuyến) hoặc hóa đơn thuế (đặt qua các cơ quan chuyến bay) và thẻ lên máy bay;
  • Hóa đơn thuế hợp pháp hoặc biên lai của chỗ ở, giá vé taxi và các chi phí linh tinh khác phát sinh trong chuyến đi; và
  • Chứng từ thanh toán.

Trong quá trình kiểm toán thuế để giải thể RO, nhân viên thuế có xu hướng thách thức chi phí đi lại của doanh nghiệp mà không có tài liệu hỗ trợ đầy đủ hoặc điều kiện rõ ràng về chính sách kinh doanh của RO.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý rằng chi phí đi lại của doanh nghiệp có thể được coi là lợi ích chịu thuế của nhân viên nếu RO không thiết lập được mối liên hệ giữa các chi phí đó và nhu cầu hoạt động của RO.

Về vấn đề này, chúng tôi khuyến nghị rằng một hành trình chỉ định chi tiết công việc của nhân viên trong chuyến đi cũng nên được đưa vào như một phần của tài liệu hỗ trợ cho chi phí đi lại của doanh nghiệp. Một hành trình chi tiết không cần thiết một cách điều tiết, nhưng nó rất hữu ích để cung cấp một lời giải thích đầy đủ trong kiểm toán thuế trong tương lai.

Kỳ nghỉ hàng năm cho các thành viên gia đình của nhân viên

Thông thường các tổ chức Việt Nam, bao gồm RO để cung cấp cho nhân viên của họ các kỳ nghỉ hàng năm như là một phần của gói lợi ích của họ.

Thỉnh thoảng, như một phần thưởng cho nhân viên của họ sau một năm thành công và hiệu quả, RO có thể mời các thành viên gia đình của những nhân viên đó tham gia chuyến đi công ty hàng năm và trang trải mọi chi phí. Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải nhận thức được các tác động thuế bổ sung.

Các kỳ nghỉ hàng năm thường không được tính vào thu nhập có thể đánh giá của người lao động cho mục đích kê khai thuế TNCN, với điều kiện là các quyền lợi lợi ích đó được quy định trong chính sách nội bộ hoặc hợp đồng lao động của RO. Điều quan trọng là các tài liệu hỗ trợ được duy trì và thanh toán được thực hiện cho toàn bộ nhân viên của tổ chức thay vì cho một cá nhân cụ thể.

Nếu các quyền lợi lợi ích đã bao gồm các thành viên gia đình của nhân viên thì vụ việc sẽ khác.

Đối với cơ quan thuế, các thành viên gia đình không liên quan trực tiếp đến hoạt động hàng ngày của RO và do đó, mọi khoản thanh toán cho họ đều được coi là lợi ích chịu thuế bổ sung cho nhân viên của RO và phải chịu thuế tương ứng.

Do đó, các RO được khuyến nghị thực hiện khấu trừ thuế và khai báo thích hợp khi thực hiện các khoản thanh toán lợi ích, bao gồm các thành viên gia đình của nhân viên của họ, để tránh áp dụng thuế bổ sung và các hình phạt tương ứng trong quá trình kiểm toán thuế trong tương lai.

Tiền mặt thay cho các khoản thanh toán lợi ích

Có một số trường hợp các nhân viên, vì lý do cá nhân, không thể hoặc từ chối sử dụng các lợi ích được cung cấp bởi RO như thỏa thuận chung. Những lợi ích có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các kỳ nghỉ hàng năm, các khóa học giáo dục hoặc bảo hiểm nhân thọ. RO, như một cử chỉ thiện chí, tạo ra tiền mặt thay cho các khoản thanh toán lợi ích cho những nhân viên đó nếu họ chọn làm như vậy.

Mặc dù các lợi ích như vậy cho nhân viên được miễn thuế trong hầu hết các trường hợp, nhưng tiền mặt thay cho các khoản thanh toán lợi ích thì không. Theo quy định thuế TNCN, tiền mặt thay cho các khoản thanh toán lợi ích được coi là thu nhập có thể đánh giá được của nhân viên.

Do đó, RO phải thực hiện khấu trừ thuế thích hợp hoặc tính các khoản thanh toán đó vào thu nhập có thể đánh giá của người lao động cho mục đích kê khai thuế TNCN, tùy thuộc vào các thỏa thuận nộp thuế TNCN được thỏa thuận chung.

Chi phí đi lại cho các thành viên gia đình của người nước ngoài

Hầu hết nhân viên nước ngoài làm việc cho RO tại Việt Nam đều được hưởng các lợi ích của phí visa miễn phí và vé máy bay khứ hồi. Do các điều kiện nhất định được đáp ứng, chi phí để trở về nhà của nhân viên nước ngoài được miễn thuế và không được tính vào thu nhập có thể đánh giá của họ theo quy định thuế TNCN.

Trong một số trường hợp, các thành viên gia đình của những nhân viên đó cũng được chi trả cho các chi phí đi lại của họ theo chính sách nội bộ của RO hoặc công ty mẹ của nó. Như vậy, bất kỳ quyền lợi lợi ích nào của nhân viên, bao gồm các thành viên gia đình của họ, nên được coi là lợi ích chịu thuế bổ sung bằng hiện vật đối với nhân viên của RO và bị đánh thuế.

Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, đã có trường hợp các khoản thanh toán lợi ích được tích lũy lên đến một khoản đáng kể sau một vài năm hoạt động mà không có khoản khấu trừ thuế và khai báo đầy đủ. Do đó, tất cả đều phải chịu các thách thức của cơ quan thuế dẫn đến số tiền thuế và tiền phạt bổ sung trong quá trình kiểm toán thuế.

Source link

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *