Hợp lý chi phí thuê nhà, điện nước làm trụ sở công ty

Nội dung chính

Rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đi thuê văn phòng của tổ chức, cá nhân khác làm trụ sở công ty. Đó cũng chính là các chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được tính vào khoản chi phí hợp lý để trừ vào doanh thu trước khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp 20% theo quy định của nhà nước

Vậy làm thế nào để hợp lý chi phí thuê nhà, điện nước làm trụ sở công ty vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp mời bạn cùng Ketoanmvb tìm hiểu chi tiết trong bài viết này:

Quy định hợp lý hợp lý chi phí thuê nhà, điện nước làm trụ sở công ty

Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định quy định các khoản được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, cụ thể khoản 1 quy định:

“ 1. Trừ các khoản chi nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

[…]

2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

[…]”

Khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về quản lý hòa đơn nêu rõ hóa đơn chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hồ sơ để hợp lý chi phí thuê nhà, điện nước làm trụ sở công ty

Để hợp lý chi phí thuê nhà, điện nước làm trụ sở công ty bạn cần có đầy đủ các chứng từ hóa đơn, gồm:

1./ Hợp đồng thuê

2./ GCN quyền sử dụng đất

3./ Chứng từ trả tiền thuê

4./ Nếu từ 100 triệu/năm trở xuống thì miễn môn bài và thuế TNCN, GTGT. Nếu trên 100 triệu/năm thì khai và nộp môn bài, thuế GTGT và TNCN

Cụ thể các trường hợp cần có những chứng từ sau:

TH1: chi trả điện nước trực tiếp cho nhà cung cấp (điện lực, nước sạch)

– Hoá đơn tiền điện, tiền nước đứng tên công ty, ghi đúng mã số thuế và địa chỉ của công ty

– Chứng từ thanh toán tiền điện nước cho nhà cung cấp

Lưu ý: Khi có hoá đơn ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty thì thuế gtgt đầu vào cũng được khấu trừ.

Thường thì hoá đơn sẽ chỉ ghi tên chủ nhà nên bạn sẽ phải liên hệ lại bên điện lực và nước sạch (một số nhà cung cấp cho phép thay đổi thông tin online) để sửa lại thông tin xuất hoá đơn cho đúng.

TH2: chi trả trực tiếp tiền điện nước cho chủ nhà

– Hợp đồng thuê địa điểm

– Biên bản xác định số điện công ty tiêu thụ kèm hoá đơn tiền điện đứng tên chủ nhà. Nếu dùng chung điện với chủ nhà thì số điện công ty tiêu thụ phải bé hơn số điện trên hoá đơn tiền điện. Nếu thuê nhà nguyên căn thì có thể lấy hoá đơn tiền điện làm căn cứ trả tiền điện cho chủ nhà (nếu không kịp sửa tên địa chỉ mã số thuế để khấu trừ thì áp dụng phương pháp này để lấy chi phí)

– Chứng từ chi trả tiền điện cho chủ nhà