Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc lưu trữ tài liệu kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại tài liệu đều cần được lưu trữ vĩnh viễn, và việc hiểu rõ các trường hợp cũng như thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là một phần quan trọng của quản lý tài chính hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng Ketoanmvb tìm hiểu về các trường hợp cụ thể khi doanh nghiệp phải lưu trữ tài liệu kế toán và thời hạn lưu trữ tương ứng.

Lưu trữ tài liệu kế toán là gì?

Lưu trữ tài liệu kế toán là quá trình giữ và bảo quản các tài liệu liên quan đến hoạt động kế toán của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các tài liệu kế toán bao gồm các bản ghi về giao dịch tài chính, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, hồ sơ về lương và tiền lương, hoá đơn và chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh, giao dịch của doanh nghiệp. Việc lưu trữ tài liệu kế toán đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng về tài chính và kế toán của doanh nghiệp được bảo vệ, có sẵn để tra cứu và tuân thủ các yêu cầu pháp luật.

Quá trình lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm việc tổ chức, phân loại và bảo quản các tài liệu một cách có hệ thống và an toàn. Điều này giúp đảm bảo rằng các tài liệu được lưu trữ đúng cách và có sẵn khi cần thiết.

Việc lưu trữ tài liệu kế toán không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một phần quan trọng của quản lý tài chính hiệu quả của một doanh nghiệp. Nó giúp cho việc bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho việc ra quyết định kinh doanh.

Những tài liệu kế toán nào cần lưu trữ?

Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;

Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

Báo cáo tài chính gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm;

Tài liệu khác liên quan đến kế toán: các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh…); các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối các quỹ từ lợi tức…); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư…); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm…) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá…); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán…); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện nay đối với từng trường hợp

Tùy từng tài liệu kế toán mà thời hạn lưu trữ tối thiểu cũng khác nhau. Theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được phân loại thành 3 loại thời hạn: 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn.

Lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm các loại tài liệu

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm các loại tài liệu

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

Lưu ý: Đối với các trường hợp tài liệu kế toán mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Việc lưu trữ tài liệu kế toán không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một phần quan trọng của quản lý tài chính trong một doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ đúng các quy định và thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có thể bảo vệ quyền lợi của mình, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu. Đồng thời, việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu kế toán một cách cẩn thận cũng giúp cho việc phân tích tài chính và công tác kiểm toán trở nên hiệu quả hơn, từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động một cách bền vững và thành công.

Nếu như có bất kì thắc mắc nào về Dịch vụ kế toán thuế, xin hãy liên hệ với Kế Toán MVB

• Cơ sở 1: Phòng 106 – Nhà A13 – Đường 800A – Nghĩa Đô – Cầu Giấy – Hà Nội
• Cơ sở 2: Số 7, lô D9 – KĐT Geleximco – Đường Lê Trọng Tấn – Hà Đông – Hà Nội
• Hotline: 0965 900 818
• Email: ketoanmvb@gmail.com
• Facebook: https://www.facebook.com/ketoanmvb/