Tạo và sử dụng các mẫu Outlook lồng nhau

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo các mẫu lồng nhau trên Outlook bằng cách sử dụng tập dữ liệu. Bạn sẽ thấy các cách tiếp cận khác nhau của các mẫu lồng nhau và sau đó tôi sẽ hướng dẫn bạn thêm các trường động và điền email của bạn một cách nhanh chóng.

Trước khi hướng dẫn bạn cách tạo các mẫu lồng nhau trong Outlook, tôi muốn nghỉ một chút và giới thiệu với bạn về Mẫu email được chia sẻ thêm vào trong. Với ứng dụng nhỏ này, bạn không chỉ có thể tạo mẫu cho các email trong tương lai mà còn có thể áp dụng định dạng, dán siêu liên kết, hình ảnh và bảng. Hơn nữa, bạn có thể dán nhiều mẫu vào một email chỉ bằng một cú nhấp chuột.

OK chúng ta hãy bắt đầu 🙂

Tạo các mẫu lồng nhau bằng các phím tắt trong tập dữ liệu

Trước hết, chúng ta hãy làm rõ đường tắt về Mẫu email được chia sẻ. Nói cách đơn giản, nó là một liên kết đến một mẫu nhất định. Khi bạn tạo một mẫu, có một trường có hai thẻ bắt đầu bằng # ở đầu ngăn của phần bổ trợ. Đây sẽ là lối tắt của bạn. Nếu bạn điền vào, mẫu của bạn sẽ được liên kết với phím tắt này.
Trường lối tắt trên ngăn của bổ trợ.

Tiền boa. Bạn có thể dễ dàng xác định mẫu nào có phím tắt được chỉ định bằng dấu thăng bằng giá thầu bên cạnh tên mẫu:

Chế độ xem các phím tắt trên ngăn Mẫu email được chia sẻ.

Do đó, nếu bạn cần thêm văn bản từ mẫu này với phím tắt vào nội dung của mẫu khác, thì không cần phải sao chép và dán nó theo cách thủ công. Chỉ cần gõ phím tắt của nó và toàn bộ mẫu sẽ được dán.

Bây giờ là lúc để xem các phím tắt hoạt động như thế nào trong tập dữ liệu. Đầu tiên, tôi sẽ tạo ba mẫu và chỉ định các phím tắt cho mỗi mẫu.

Các mẫu của tôi sẽ chứa một mô tả ngắn về một số gói đăng ký sản phẩm. Tôi cũng sẽ thêm một số định dạng để văn bản của tôi trông sáng sủa hơn và tất nhiên, chỉ định một phím tắt cho từng định dạng. Đây là cách nó sẽ trông như thế nào:
Các mẫu mẫu với các phím tắt được chỉ định.

Bây giờ tôi sẽ cần thêm các phím tắt đó vào tập dữ liệu. Vì vậy, tôi tạo một tập dữ liệu mới (hãy gọi “Mô tả kế hoạch”), Điền vào cột đầu tiên với tên của các kế hoạch và nhập các phím tắt của tôi bên cạnh kế hoạch tương ứng. Đây là những gì tôi nhận được trong kết quả:

Kế hoạch Sự miêu tả
Phiên bản hiện tại ##hiện hành
Cả đời ##cả đời
Hàng năm ## hàng năm

Như bạn có thể thấy, mỗi kế hoạch được liên kết với lối tắt dẫn đến mẫu cùng với mô tả của nó. Tại sao tôi cần tất cả những thứ đó? Bởi vì tôi muốn làm cho quy trình làm việc của mình nhanh chóng và dễ dàng 🙂 Tất cả những gì còn lại cần làm là viết một mẫu và bao gồm macro WhatToEnter để dán mô tả cần thiết vào mẫu.

Vì vậy, mẫu cuối cùng của tôi sẽ là mẫu bên dưới:

Xin chào!

Đây là thông tin về gói bạn đã chọn:

~% WhatToEnter[{dataset:”Plans description”,column:”Description”,title:”choose the plan”}]

Hãy cho tôi biết nếu bạn cần hỗ trợ thêm 🙂

Logic là như sau: Tôi dán mẫu này, cửa sổ bật lên xuất hiện yêu cầu tôi chọn kế hoạch (từ các giá trị trong cột tập dữ liệu đầu tiên). Khi tôi làm như vậy, toàn bộ mẫu được liên kết với phím tắt tương ứng sẽ được dán vào email của tôi.
Điền email bằng phím tắt từ tập dữ liệu để điền vào mẫu một cách nhanh chóng.

Sử dụng HTML trong tập dữ liệu

Bây giờ tôi sẽ chỉ cho bạn một mẹo nữa với bộ dữ liệu. Như bạn có thể đã biết, tập dữ liệu có thể được lấp đầy bằng bất kỳ dữ liệu nào (văn bản, số, macro và nhiều dữ liệu khác). Trong đoạn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng mã HTML trong tập dữ liệu bằng cách sử dụng các mẫu tương tự từ chương đầu tiên.

Đầu tiên, hãy mở một trong các mẫu và kiểm tra HTML của nó:

Mở mã HTML của mẫu.

Đây là mã HTML của mẫu này:

Chính sách cấp phép: bạn thanh toán một lần và sử dụng phiên bản đã mua miễn là bạn cần.


Chính sách nâng cấp:
giảm giá 50% cho tất cả các bản nâng cấp trong tương lai.

 

​​ Phương thức thanh toán: Thẻ tín dụng, PayPal

Tuy bề ngoài có vẻ lộn xộn nhưng mọi thứ khá đơn giản. Đoạn đầu tiên bao gồm mô tả chính sách giấy phép, chính sách thứ hai – nâng cấp và đoạn cuối – phương thức thanh toán. Tất cả các thẻ trong dấu ngoặc kép (như kiểu, màu, mạnh, em) đại diện cho định dạng văn bản (màu của nó, kiểu phông chữ như đậm hoặc nghiêng, v.v.).

Bây giờ tôi sẽ điền vào tập dữ liệu mới của mình với các đoạn mã HTML đó và chỉ cho bạn cách hoạt động của nó.

Ghi chú. Bạn có thể nhập tối đa 255 ký tự trong một ô tập dữ liệu.

Vì vậy, tập dữ liệu mới của tôi (tôi đã gọi nó là HTML mô tả kế hoạch) có tổng cộng bốn cột: cột đầu tiên là cột chính, các cột còn lại là các cột có các tham số mô tả của kế hoạch. Đây là cách nó sẽ trông như thế nào sau khi tôi điền đầy đủ:

Kế hoạch Chính sách Giấy phép Chính sách nâng cấp Phương thức thanh toán
Phiên bản hiện tại

Chính sách cấp phép: bạn thanh toán một lần và sử dụng phiên bản đã mua miễn là bạn cần.

Chính sách nâng cấp: Giảm giá 50% cho tất cả các bản nâng cấp trong tương lai.

​​ Phương thức thanh toán: Thẻ tín dụng, PayPal

Cả đời

Chính sách cấp phép: bạn thanh toán một lần và sử dụng sản phẩm miễn là bạn cần .

Chính sách nâng cấp: bạn nhận được tất cả các nâng cấp miễn phí suốt đời.

​​ Phương thức thanh toán: Thẻ tín dụng, PayPal, Chuyển khoản ngân hàng, Séc. & Nbsp;

Hàng năm

Chính sách cấp phép: giấy phép có giá trị trong một năm sau khi mua, bạn thanh toán một lần và sử dụng phiên bản đã mua suốt đời.

Chính sách nâng cấp: tất cả nâng cấp đều miễn phí trong suốt một năm.

​​ Phương thức thanh toán: Thẻ tín dụng, PayPal, Chuyển khoản ngân hàng.

Bây giờ đã đến lúc quay lại mẫu và nâng cấp macro ở đó. Vì bây giờ tôi có ba cột với dữ liệu sẽ được dán, tôi sẽ cần ba cái WhatToEnter. Có hai cách để thực hiện: bạn thêm ba macro chỉ định các cột khác nhau để trả về dữ liệu hoặc bạn thực hiện một lần, tạo hai bản sao của macro này và thay đổi cột mục tiêu theo cách thủ công. Cả hai giải pháp đều nhanh chóng và đơn giản, sự lựa chọn là tùy thuộc vào bạn 🙂

Vì vậy, khi mẫu cuối cùng được cập nhật, nó sẽ trông giống như sau:

Xin chào!

Đây là thông tin giấy phép về các gói bạn đã chọn:

  • ~% WhatToEnter[{dataset:”Plans description HTML”,column:”License Policy”,title:”Choose plan”}]
  • ~% WhatToEnter[{dataset:”Plans description HTML”,column:”Upgrade policy”,title:”Choose plan”}]
  • ~% WhatToEnter[{dataset:”Plans description HTML”,column:”Payment Methods”,title:”Choose plan”}]

Hãy cho tôi biết nếu bạn cần hỗ trợ thêm 🙂

Như bạn có thể thấy, có ba macro giống nhau với mỗi cột mục tiêu khác nhau. Khi bạn dán mẫu này, bạn sẽ được yêu cầu chọn gói chỉ một lần và dữ liệu từ cả ba cột sẽ điền vào email của bạn trong nháy mắt.
Một email chứa đầy dữ liệu bằng mã HTML từ một tập dữ liệu.

Thêm các trường động vào tập dữ liệu

Trong các mẫu ở trên, tôi đã chỉ cho bạn cách dán dữ liệu đã lưu trước vào email. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không biết chắc chắn giá trị nào cần được dán vào? Nếu bạn muốn đưa ra quyết định cho từng trường hợp cụ thể thì sao? Làm thế nào để thêm một số tính năng động vào các mẫu của bạn?

Hãy tưởng tượng trường hợp này: bạn thường được hỏi về giá cho một số gói có sẵn nhưng giá thay đổi khá thường xuyên và chẳng ích gì khi lưu nó vào một mẫu. Trong trường hợp này, bạn nên nhập nó theo cách thủ công mỗi khi bạn trả lời yêu cầu đó.

Tôi không nghĩ rằng việc nhập giá sau khi dán mẫu là rất hiệu quả. Khi chúng tôi ở đây để tìm hiểu cách tiết kiệm thời gian, tôi sẽ chỉ cho bạn cách giải quyết công việc này trong một vài cú nhấp chuột.

Trước hết, hãy để tôi nhắc bạn cách xử lý các trường động. Bạn thêm macro WhatToEnter và thiết lập nó để dán Bản văn giá trị. Nếu nó không nói gì với bạn, hãy kiểm tra cách thêm động thông tin liên quan trong một trong những hướng dẫn sử dụng trước đây của tôi trước tiên.

Đây là macro sẽ yêu cầu tôi nhập giá cần thiết:

~% WhatToEnter[price;{title:”Enter plan’s price here”}]

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu kế hoạch là động và cũng cần phải thay đổi? Thiết lập macro thứ hai với danh sách thả xuống? Tôi có một giải pháp tốt hơn cho bạn;)

Tôi tạo tập dữ liệu với tên kế hoạch trong cột khóa và macro WhatToEnter ở trên trong tập thứ hai:

Kế hoạch Giá bán
Phiên bản hiện tại ~% WhatToEnter[price;{title:”Enter plan’s price here”}]
Cả đời ~% WhatToEnter[price;{title:”Enter plan’s price here”}]
Hàng năm ~% WhatToEnter[price;{title:”Enter plan’s price here”}]

Sau đó, tôi kết nối tập dữ liệu này với mẫu của mình và nhận được những thứ sau:

Xin chào!

Đây là giá hiện tại cho ~% WhatToEnter[{dataset:”Plans pricing”,column:”Plan”,title:”Plan”}] gói: USD ~% WhatToEnter[{dataset:”Plans pricing”,column:”Price”,title:”Price”}]

Cảm ơn bạn.

Có vẻ lạ? Hãy xem nó hoạt động hoàn hảo như thế nào!
Điền vào các trường động từ tập dữ liệu khi dán mẫu.

Tổng hợp

Tôi hy vọng sách hướng dẫn này đã chỉ cho bạn một cách khác để sử dụng bộ dữ liệu và truyền cảm hứng cho bạn để sử dụng chức năng này 🙂 Bạn luôn có thể cài đặt Mẫu email được chia sẻ của chúng tôi từ Cửa hàng Microsoft và kiểm tra cách thức hoạt động của bổ trợ. Tôi chắc chắn rằng có rất nhiều Các bài báo về tài liệubài đăng trên blog sẽ giúp bạn tận dụng tối đa công cụ này;)

Ketoanmvb – Dịch vụ kế toán trọn gói giá rẻ dành cho doanh nghiệp chỉ 300.000VNĐ/tháng