Tạo và định dạng bảng trong các mẫu email Outlook

Hôm nay chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các mẫu bảng Outlook. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo chúng, hợp nhất và tô màu các ô cũng như định dạng bảng của bạn để sử dụng chúng trong các mẫu email cho thư từ của bạn.

Trước khi chỉ cho bạn cách thêm bảng vào email của bạn, tôi muốn dành một vài dòng cho phần giới thiệu nhỏ về ứng dụng của chúng tôi dành cho Outlook được gọi là Mẫu email được chia sẻ. Chúng tôi đã thiết kế công cụ này để làm cho thư tín hàng ngày của bạn không chỉ nhanh hơn mà còn hiệu quả hơn. Với Mẫu email được chia sẻ, bạn sẽ có thể tạo một thư trả lời đẹp mắt với định dạng, siêu liên kết, hình ảnh và bảng trong một vài cú nhấp chuột.

Tôi muốn khuyến khích bạn xem qua Docsbài đăng trên blog để khám phá vô số khả năng của bổ trợ và đảm bảo rằng nó đáng để kiểm tra 🙂

BTW, bạn luôn có thể cài đặt Mẫu email được chia sẻ từ Cửa hàng Microsoft và dùng thử miễn phí;)

Tạo bảng trong mẫu email Outlook

Tôi muốn bắt đầu ngay từ đầu và chỉ cho bạn cách tạo một bảng mới trong một mẫu:

  1. Bắt đầu Mẫu Email được Chia sẻ.
  2. Tạo một mẫu mới (hoặc bắt đầu chỉnh sửa một mẫu hiện có).
  3. Bấm vào Bàn trên thanh công cụ của bổ trợ và đặt kích thước bảng của bạn:

Tạo bảng mới trong Mẫu email được chia sẻ.

Bạn chỉ cần chỉ định số hàng và số cột cho bảng trong tương lai của mình và nó sẽ được thêm vào mẫu của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể dán một bảng làm sẵn vào mẫu của mình. Tuy nhiên, nó sẽ yêu cầu một sửa đổi nhỏ. Vấn đề là bảng của bạn sẽ được dán không viền, vì vậy bạn sẽ cần phải đi tới Thuộc tính bảng và thiết lập Chiều rộng biên giới thành 1 để hiển thị các đường viền.

Dán bảng đã lưu trước từ Excel trong Outlook.

Tiền boa. Trong trường hợp bạn cần thêm hàng / cột mới hoặc ngược lại, loại bỏ một số, chỉ cần đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào và chọn tùy chọn cần thiết từ ngăn thả xuống:

Ngăn để thêm hoặc xóa hàng và cột trong bảng.

Nếu bạn không cần bảng này nữa, chỉ cần nhấp chuột phải vào nó và chọn Xóa bảng:

Cách xóa bảng khỏi mẫu.

Cách định dạng bảng trong mẫu

Bảng không phải lúc nào cũng chỉ có các hàng và cột có viền đen, vì vậy nếu bạn cần làm nổi bật một số điểm chính, bạn có thể làm sáng bảng của mình một chút 🙂 Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào và chọn Thuộc tính bảng từ danh sách thả xuống. Sẽ có hai trường để bạn sửa đổi:

  • Trên Chung , bạn có thể chỉ định kích thước của các ô, khoảng cách, khoảng đệm, căn chỉnh của chúng. Bạn có thể thay đổi chiều rộng đường viền và hiển thị chú thích.
  • Các Nâng cao tab cho phép bạn thay đổi kiểu đường viền (đặc / chấm / đứt nét, v.v.), màu sắc và cập nhật nền của ô. Bạn có thể kích hoạt chế độ sáng tạo của mình và làm cho bàn của bạn bớt bình thường hơn hoặc để nguyên như vậy, điều đó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.

Đặt các thuộc tính mong muốn cho bảng của bạn.

Hãy định dạng một số bảng mẫu và xem nó hoạt động như thế nào. Ví dụ: tôi có một mẫu với danh sách khách hàng của công ty tôi mà tôi muốn cải thiện một chút. Trước hết, tôi sẽ tô màu tất cả. Vì vậy, tôi nhấp chuột phải vào đâu đó trên bảng này và đi Thuộc tính bảng -> Nâng cao.

Thay đổi màu nền của bảng trong thuộc tính.

Khi tôi chọn màu và nhấn đồng ý, bàn của tôi trở nên sáng sủa hơn nhiều. Trông đẹp hơn, phải không? 😉

Nền được đánh dấu của bảng trong một mẫu.

Nhưng tôi vẫn chưa xong. Tôi cũng muốn làm cho hàng tiêu đề sáng hơn và dễ nhìn thấy hơn. Nói chung, tôi chỉ muốn thay đổi định dạng của hàng đầu tiên. Tôi có thể làm điều đó trong Mẫu email được chia sẻ không? Chắc chắn rồi!

Vì vậy, tôi chọn hàng đầu tiên, nhấp chuột phải vào nó và chọn Hàng -> Thuộc tính hàng. Có hai tab thuộc tính để lựa chọn. Tôi đặt căn chỉnh trung tâm trên Chung , sau đó chuyển đến Nâng cao một, thay đổi kiểu đường viền thành “Gấp đôi”Và đổi màu nền thành tông màu xanh lam đậm hơn.

Định dạng bảng chỉ áp dụng cho hàng đầu tiên.

Đây là cách bảng của tôi trông như thế nào sau khi các sửa đổi được áp dụng:

Bảng được định dạng có áp dụng đánh dấu và căn chỉnh.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy mình là một người chuyên nghiệp, bạn có thể mở mã HTML của mẫu và sửa đổi nó theo cách bạn muốn.

Cập nhật mã HTML của mẫu để sửa đổi bảng.

Hợp nhất và hủy hợp nhất các ô trong bảng Outlook

Một bảng sẽ không phải là một bảng nếu không thể kết hợp các ô của nó và chia chúng lại nếu cần. Các Mẫu Email Chia sẻ của chúng tôi cho phép sửa đổi bảng Outlook theo cách như vậy. Và tôi sẽ cho bạn biết thêm, bạn có thể hợp nhất các ô mà không làm mất dữ liệu và hủy hợp nhất chúng lại để bảo toàn nội dung của chúng.

Nghe có vẻ quá tốt để trở thành sự thật, phải không? Dưới đây là ba bước đơn giản để hợp nhất các ô trong Outlook:

  1. Mở Mẫu email được chia sẻ và bắt đầu chỉnh sửa mẫu bằng bảng.
  2. Chọn các ô bạn muốn hợp nhất và nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong phạm vi đã chọn.
  3. Chọn Ô -> Hợp nhất các ô.

Hợp nhất các hàng tiêu đề trong bảng Outlook.

Thì đấy! Các ô được hợp nhất, nội dung của phạm vi đã hợp nhất được giữ nguyên, không có dữ liệu nào trong bảng bị di chuyển, thay thế hoặc xóa.

Nhưng liệu có thể hợp nhất không chỉ các cột mà còn cả các hàng hoặc thậm chí cả bảng không? Không vấn đề gì! Mũi khoan giống hệt nhau, bạn chọn phạm vi, nhấp chuột phải vào nó và đi Ô -> Hợp nhất ô.

Và những gì về việc tách các ô trở lại? Chúng sẽ được hủy hợp nhất một cách chính xác? Dữ liệu có được cứu không? Sự sắp xếp của các hàng ban đầu có được giữ nguyên không? Vâng, vâng, và vâng! Chỉ cần chọn phạm vi đã hợp nhất, nhấp chuột phải vào phạm vi đó và thực hiện Ô -> Tách ô.

Hủy hợp nhất các ô mà không làm mất nội dung của chúng trong Outlook.

Rút ra kết luận

Trong hướng dẫn này, Ketoanmvb đã chỉ cho bạn cách sử dụng bảng Outlook làm mẫu. Bây giờ bạn đã biết cách tạo, sửa đổi và điền vào các bảng mẫu email. Tôi hy vọng tôi đã thuyết phục được bạn rằng Mẫu email được chia sẻ của chúng tôi sẽ tăng năng suất của bạn trong Outlook và bạn sẽ thử ứng dụng này 🙂