Những yêu cầu chính về hồ sơ kế toán

Trong trường hợp kiểm toán, hồ sơ kế toán thuế chính xác có thể rất quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng nhất có thể. Trong bài viết này, Ketoanmvb phân tích các yêu cầu về hồ sơ kế toán tại Việt Nam.

Thành lập và điều hành một doanh nghiệp tại Việt Nam có thể mang lại một số lợi ích và ưu đãi về thuế. Ví dụ, thông thường các công ty được miễn thuế và giảm thuế lên tới 10 năm tùy thuộc vào dự án đầu tư và vị trí của nó.

Hơn nữa, việc thêm Việt Nam vào chuỗi cung ứng của công ty có thể làm tăng cơ hội chuyển giá của công ty và mở rộng các lựa chọn về thuế. Điều này có thể rất bổ ích về mặt tài chính và có lợi cho các công ty nước ngoài.

Chuyển giá cho phép thiết lập giá cho hàng hóa và dịch vụ được trao đổi giữa các công ty con, chi nhánh hoặc các công ty liên kết chặt chẽ trong một doanh nghiệp lớn hơn. Cách làm này có thể mang lại lợi ích về thuế cho các tập đoàn nhưng có thể phải đối mặt với những thách thức từ cơ quan thuế.

Điều đó cho thấy, hoạt động tại một khu vực pháp lý thuế xa lạ như Việt Nam có thể là thách thức đối với các công ty nước ngoài. Đáng chú ý, Việt Nam vận hành hệ thống kế toán riêng được gọi là Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) trái ngược với Chuẩn mực Kế toán Quốc tế. Điều này có thể khiến các kế toán viên không phải người Việt Nam khó làm quen và có thể gây rắc rối nếu không thực hiện đúng.

Trong bối cảnh này, việc lưu trữ hồ sơ chính xác đáp ứng các nguyên tắc lưu trữ hồ sơ thuế của Việt Nam có thể là điều tối quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh tại Việt Nam trở nên dễ dàng nhất có thể.

Với ý nghĩ này, Bản tóm tắt trình bày chi tiết những gì các công ty cần theo dõi và theo dõi như thế nào theo Luật Kế toán Việt Nam.

Những thông tin cần đưa vào hồ sơ kế toán ở Việt Nam

Yêu cầu chung

Yêu cầu về nội dung chứng từ kế toán được quy định tại Chương II Khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán bao gồm:

• Tên và số chứng từ kế toán;
• Ngày lập hồ sơ;
• Tên, địa chỉ cơ quan lập sổ kế toán;
• Tên, địa chỉ doanh nghiệp tiếp nhận chứng từ kế toán;
• Chi tiết giao dịch bao gồm số lượng, đơn giá, giá trị tài chính của giao dịch bằng cả số và chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập biên bản và người phê duyệt ghi sổ kế toán; Và
• Bất kỳ thông tin liên quan khác.

Hồ sơ điện tử

Trong thời đại kỹ thuật số, việc lưu giữ hồ sơ kế toán điện tử đã trở thành thông lệ. Tại Việt Nam, hồ sơ điện tử được chấp nhận miễn là chúng đáp ứng các yêu cầu nêu tại Điều 16. Tuy nhiên, chúng cũng phải được mã hóa và không thể thay đổi trong quá trình truyền kỹ thuật số hoặc bằng thiết bị lưu trữ như băng từ hoặc thẻ ngân hàng.

Hơn nữa, các công ty phải đảm bảo hồ sơ điện tử được lưu trữ an toàn và tính toàn vẹn của dữ liệu được bảo vệ ở mức độ mà khi kiểm tra, dữ liệu không thể bị truy cập hoặc sao chép trái phép.

Miễn là các yêu cầu này được đáp ứng, hồ sơ điện tử sẽ được xử lý giống như tài liệu giấy.

Lập và lưu trữ hồ sơ kế toán

Mỗi giao dịch được thực hiện tại Việt Nam cần phải lập hồ sơ kế toán. Các công ty nên đảm bảo rằng chỉ có một hồ sơ được lập cho mỗi giao dịch mặc dù có thể có nhiều bản sao.

Tiêu chuẩn hóa

Hồ sơ kế toán cần phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác và phải được lập kịp thời. Chúng phải được tạo bằng cách sử dụng một biểu mẫu đã định sẵn; tuy nhiên, nếu không có biểu mẫu chuẩn, doanh nghiệp có thể tạo biểu mẫu riêng miễn là đáp ứng các tiêu chí nêu tại Điều 16 nói trên.

Yêu cầu kỹ thuật

Có một số yêu cầu kỹ thuật mà các công ty cũng phải tuân thủ. Bao gồm các:

• Hồ sơ kế toán không được viết tắt, sửa chữa;
• Nội dung sổ sách kế toán phải được viết bằng bút mực;
• Chữ số và chữ cái phải được viết liên tục, không ngắt quãng; Và
• Những khoảng trống cần phải được gạch bỏ.

Lưu ý rằng hồ sơ kế toán đã được thay đổi sẽ không có giá trị thanh toán hoặc cho mục đích lưu trữ hồ sơ.

Hồ sơ điện tử

Hồ sơ kế toán điện tử cần được in và lưu trữ. Nếu một công ty chọn lưu trữ hồ sơ điện tử của họ dưới dạng kỹ thuật số thay vì in chúng ra, thiết bị lưu trữ chúng phải được giữ an toàn trong suốt thời gian lưu giữ.

Ký chứng từ kế toán

Pháp luật có một số quy định về cách ký hồ sơ kế toán. Bao gồm các:

• Chúng phải được ký bằng mực vĩnh viễn;
• Chúng không thể được ký bằng mực đỏ; Và
• Một con dấu chữ ký cao su không được chấp nhận.

Khi thực hiện thanh toán, chứng từ kế toán phải có chữ ký của người phê duyệt thanh toán và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện thanh toán. Mỗi bản sao của sổ sách kế toán phải được ký khi thanh toán.

Hồ sơ điện tử

Hồ sơ điện tử cần phải có chữ ký điện tử và sẽ được xử lý theo chữ ký trên tài liệu vật lý.

Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán

Có một số yêu cầu mà các công ty cần đảm bảo đáp ứng liên quan đến việc quản lý và sử dụng hồ sơ kế toán. Bao gồm các:

• Hồ sơ kế toán cần được sắp xếp theo nội dung giao dịch và theo thời gian.
• Trong trường hợp hồ sơ bị tịch thu, cơ quan chức năng sẽ sao chụp hồ sơ và giao bản sao đó cho đơn vị kế toán của doanh nghiệp.
• Cơ quan cũng sẽ lập biên bản nêu rõ lý do tịch thu hồ sơ và số lượng từng loại hồ sơ tịch thu.
• Trường hợp hồ sơ kế toán được niêm phong thì người có thẩm quyền niêm phong hồ sơ phải ghi rõ lý do niêm phong và ghi rõ số lượng hồ sơ được niêm phong.

Hóa đơn

Hóa đơn do nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ tạo ra được coi là một loại hồ sơ kế toán. Tuy nhiên, việc phát hành hóa đơn tuân theo phiên bản sửa đổi của các yêu cầu được liệt kê ở trên. Những điều này được điều chỉnh bởi Luật Quản lý thuế và cụ thể hơn là Nghị định 123/2020/ND-CP .

Đảm bảo tuân thủ

Việc đảm bảo hồ sơ kế toán tuân thủ pháp luật thuế và kế toán có liên quan tại Việt Nam là rất quan trọng. Với hồ sơ chính xác, rõ ràng và được lưu trữ tốt, các doanh nghiệp sẽ thấy việc giao dịch với cơ quan thuế ở Việt Nam trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Điều đó cho thấy, việc đáp ứng các yêu cầu tuân thủ về lưu trữ hồ sơ của Việt Nam có thể phức tạp đối với các chuyên gia thuế chưa quen với bối cảnh thuế của Việt Nam. Về mặt này, các công ty đang tìm kiếm sự hỗ trợ đáp ứng yêu cầu về hồ sơ kế toán của Việt Nam nên liên hệ với các chuyên gia thuế tại Ketoanmvb