Làm thế nào để tùy chỉnh, di chuyển và thiết lập lại

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ có một cái nhìn sâu sắc về cách sử dụng và tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh trong Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 và Excel 2019.

Nhận các lệnh bạn sử dụng thường xuyên nhất phải dễ dàng. Và nó chính xác là những gì Thanh công cụ truy cập nhanh được thiết kế cho. Thêm các lệnh yêu thích của bạn vào QAT để chúng chỉ là một cú nhấn chuột cho dù bạn đang mở tab ruy băng nào.

Các Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) là một thanh công cụ có thể tùy chỉnh nhỏ ở đầu cửa sổ ứng dụng Office có chứa một tập hợp các lệnh được sử dụng thường xuyên. Các lệnh này có thể được truy cập từ hầu hết mọi phần của ứng dụng, độc lập với tab ruy băng hiện đang được mở.

Thanh công cụ truy cập nhanh có menu thả xuống chứa một tập hợp các lệnh mặc định được xác định trước, có thể được hiển thị hoặc ẩn. Ngoài ra, nó bao gồm một tùy chọn để thêm các lệnh của riêng bạn.

Không có giới hạn đối với số lượng lệnh tối đa trên QAT, mặc dù không phải tất cả các lệnh có thể hiển thị tùy thuộc vào kích thước màn hình của bạn.

Theo mặc định, Thanh công cụ truy cập nhanh nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel, phía trên ruy-băng. Nếu bạn muốn QAT gần hơn với khu vực bảng tính, bạn có thể di chuyển nó bên dưới dải băng.

Theo mặc định, Thanh công cụ truy cập nhanh Excel chỉ chứa 3 nút: Tiết kiệm, Hoàn tác và Làm lại. Nếu có một vài lệnh khác mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn cũng có thể thêm chúng vào Thanh công cụ truy cập nhanh.

Dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh trong Excel, nhưng các hướng dẫn tương tự cho các ứng dụng Office khác như Outlook, Word, PowerPoint, v.v.

Thanh công cụ truy cập nhanh: những gì có thể và những gì không thể thay đổi

Microsoft cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh cho QAT, nhưng vẫn có một số điều không thể thực hiện được.

Những gì có thể được tùy chỉnh

Bạn có thể cá nhân hóa Thanh công cụ truy cập nhanh với những thứ như:

• Thêm các lệnh của riêng bạn
• Thay đổi thứ tự của các lệnh, cả mặc định và tùy chỉnh.
• Hiển thị QAT ở một trong hai vị trí có thể.
• Thêm macro vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
• Xuất và nhập các tùy chỉnh của bạn.

Những gì không thể được tùy chỉnh

Đây là danh sách những thứ không thể thay đổi:

• Bạn chỉ có thể thêm lệnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh. Các mục danh sách riêng lẻ (ví dụ: giá trị khoảng cách) và các kiểu riêng lẻ không thể được thêm vào. Tuy nhiên, bạn có thể thêm toàn bộ danh sách hoặc toàn bộ thư viện kiểu.
• Chỉ lệnh biểu tượng có thể được hiển thị, không phải nhãn văn bản.
• Bạn không thể thay đổi kích thước các nút Thanh công cụ truy cập nhanh. Cách duy nhất để thay đổi kích thước nút là thay đổi độ phân giải màn hình của bạn.
• Thanh công cụ truy cập nhanh có thể được hiển thị trên nhiều dòng. Nếu bạn đã thêm nhiều lệnh hơn dung lượng có sẵn, một số lệnh sẽ không hiển thị. Để xem chúng, nhấp vào Kiểm soát nhiều hơn cái nút.

3 cách để vào cửa sổ Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh

Hầu hết các tùy chỉnh cho QAT được thực hiện trong Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ, là một phần của Tùy chọn Excel hộp thoại. Bạn có thể mở cửa sổ này theo một trong các cách sau:

• Nhấp chuột Tập tin > Tùy chọn > Thanh công cụ truy cập nhanh.
• Nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào trên ruy-băng và chọn Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh… từ menu ngữ cảnh.
  
• Nhấn vào Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh nút (mũi tên xuống ở ngoài cùng bên phải của QAT) và chọn Thêm lệnh trong menu bật lên.
  

Dù bạn đi bằng cách nào, Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ hộp thoại sẽ mở ra, nơi bạn có thể thêm, xóa và sắp xếp lại các lệnh QAT. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các bước chi tiết để thực hiện tất cả các tùy chỉnh. Các hướng dẫn giống nhau cho tất cả các phiên bản Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010.

Cách thêm nút lệnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh

Tùy thuộc vào loại lệnh bạn muốn thêm, điều này có thể được thực hiện theo 3 cách khác nhau.

Kích hoạt một lệnh từ danh sách được xác định trước

Để kích hoạt lệnh hiện đang ẩn khỏi danh sách được xác định trước, đây là điều bạn cần làm:

1. Nhấn vào Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh nút (mũi tên xuống).
2. Trong danh sách các lệnh được hiển thị, nhấp vào lệnh bạn muốn bật. Làm xong!

Ví dụ: để có thể tạo một bảng tính mới bằng cách nhấp chuột, hãy chọn Mới lệnh trong danh sách và nút tương ứng sẽ ngay lập tức xuất hiện trong Thanh công cụ truy cập nhanh:

Thêm nút ruy băng vào Thanh công cụ truy cập nhanh

Cách nhanh nhất để thêm vào QAT một lệnh xuất hiện trên ruy-băng là:

1. Bấm chuột phải vào lệnh mong muốn trên ruy-băng.
2. Chọn Thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh trong menu ngữ cảnh.

Đó là nó!

Thêm một lệnh không có trên ruy-băng vào Thanh công cụ truy cập nhanh

Để thêm một nút không có sẵn trên ruy-băng, hãy thực hiện các bước sau:

1. Nhấp chuột phải vào ruy băng và nhấp Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh… .
2. bên trong Chọn các lệnh từ danh sách thả xuống bên trái, chọn Các lệnh không có trong Ribbon.
3. Trong danh sách các lệnh bên trái, nhấp vào lệnh bạn muốn thêm.
4. Nhấn vào Thêm vào cái nút.
5. Nhấp chuột đồng ý để lưu các thay đổi.

Ví dụ: để có khả năng đóng tất cả các cửa sổ Excel đang mở chỉ bằng một cú nhấp chuột, bạn có thể thêm Đóng tất cả nút vào Thanh công cụ truy cập nhanh.

Cách xóa lệnh khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh

Để xóa lệnh mặc định hoặc tùy chỉnh khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh, nhấp chuột phải vào nó và chọn Xóa khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh từ menu bật lên:

Hoặc chọn lệnh trong Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh và sau đó nhấp vào cửa sổ Tẩy cái nút.

Sắp xếp lại các lệnh trên Thanh công cụ truy cập nhanh

Để thay đổi thứ tự của các lệnh QAT, hãy làm như sau:

1. Mở Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ.
2. Dưới Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh ở bên phải, chọn lệnh mà bạn muốn di chuyển và nhấp vào Đi lên hoặc là Đi xuống mũi tên.

Ví dụ, để di chuyển Tập tin mới nút ở đầu ngoài cùng bên phải của QAT, chọn nó và nhấp vào nút Đi xuống mũi tên.

Lệnh nhóm trên Thanh công cụ truy cập nhanh

Nếu QAT của bạn chứa khá nhiều lệnh, bạn có thể muốn phân chia chúng thành các nhóm logic, ví dụ, tách các lệnh mặc định và tùy chỉnh.

Mặc dù Thanh công cụ truy cập nhanh không cho phép tạo các nhóm như trên dải băng Excel, bạn có thể nhóm các lệnh bằng cách thêm dấu phân cách. Đây là cách thực hiện:

1. Mở Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ hộp thoại.
2. bên trong Chọn các lệnh từ danh sách thả xuống bên trái, chọn Các lệnh phổ biến.
3. Trong danh sách các lệnh bên trái, chọn và bấm vào Thêm vào.
4. Nhấn vào Di chuyển Lên hoặc là Di chuyển Xuống mũi tên để định vị dải phân cách khi cần thiết.
5. Nhấp chuột đồng ý để lưu các thay đổi.

Kết quả là, QAT dường như có hai phần:

Thêm macro vào Thanh công cụ truy cập nhanh trong Excel

Để có các macro yêu thích trong tầm tay, bạn cũng có thể thêm chúng vào QAT. Để hoàn thành nó, vui lòng làm theo các bước sau:

1. Mở Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ.
2. bên trong Chọn các lệnh từ danh sách thả xuống bên trái, chọn Macro.
3. Trong danh sách các macro, chọn một macro bạn muốn thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
4. Nhấn vào Thêm vào cái nút.
5. Nhấp chuột đồng ý để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

Ví dụ, chúng tôi đang thêm một macro tùy chỉnh bỏ tất cả các tờ trong sổ làm việc hiện tại:

Tùy chọn, bạn có thể đặt một dải phân cách trước macro như hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh chỉ dành cho sổ làm việc hiện tại

Theo mặc định, Thanh công cụ truy cập nhanh trong Excel được tùy chỉnh cho tất cả các sổ làm việc.

Nếu bạn chỉ muốn thực hiện một số tùy chỉnh nhất định cho sổ làm việc đang hoạt động, hãy chọn sổ làm việc đã lưu hiện tại từ Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh danh sách thả xuống, và sau đó thêm các lệnh bạn muốn.

Xin lưu ý rằng các tùy chỉnh được thực hiện cho sổ làm việc hiện tại không thay thế các lệnh QAT hiện tại mà được thêm vào chúng.

Ví dụ: Định dạng có điều kiện nút mà chúng tôi đã thêm cho sổ làm việc hiện tại xuất hiện sau khi tất cả các lệnh khác trên Thanh công cụ truy cập nhanh:

Vị trí mặc định của Thanh công cụ truy cập nhanh nằm ở đầu cửa sổ Excel, phía trên ruy-băng. Nếu bạn thấy thuận tiện hơn khi có QAT bên dưới dải băng, đây là cách bạn có thể di chuyển nó:

1. Nhấn vào Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh cái nút.
2. Trong danh sách tùy chọn bật lên, chọn Hiển thị bên dưới ruy băng.

Để đưa QAT trở lại vị trí mặc định, nhấp vào Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh nút một lần nữa, và sau đó bấm Hiển thị trên Ribbon.

Nếu bạn muốn loại bỏ tất cả các tùy chỉnh của mình và hoàn nguyên QAT trở lại thiết lập ban đầu, bạn có thể đặt lại theo cách này:

1. Mở Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ.
2. Nhấn vào Cài lại và sau đó nhấp vào Chỉ đặt lại Thanh công cụ truy cập nhanh.

Xuất và nhập Thanh công cụ truy cập nhanh tùy chỉnh

Microsoft Excel cho phép lưu Thanh công cụ truy cập nhanh và các tùy chỉnh ruy băng vào một tệp có thể được nhập sau này. Điều này có thể giúp bạn giữ giao diện Excel của bạn trông giống nhau trên tất cả các máy tính bạn sử dụng cũng như chia sẻ các tùy chỉnh của mình với các đồng nghiệp.

1. Xuất khẩu QAT tùy chỉnh:bên trong Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ, nhấp Nhập khẩu xuất khẩu, sau đó nhấp vào Xuất tất cả các tùy chỉnhvà lưu tệp tùy chỉnh vào một số thư mục.
2. Nhập khẩu QAT tùy chỉnh:bên trong Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh cửa sổ, nhấp Nhập khẩu xuất khẩu, lựa chọn Nhập tệp tùy chỉnhvà duyệt tìm tệp tùy chỉnh mà bạn đã lưu trước đó.

Đó là cách bạn tùy chỉnh và sử dụng Thanh công cụ truy cập nhanh trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Bạn cũng có thể quan tâm: