Ký kết hợp đồng bằng chữ ký số( điện tử )

Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan về việc sử dụng chữ ký số ở Việt Nam, bao gồm thực tiễn hiện hành, khuôn khổ quy định và ứng dụng của nó trong thực tiễn xét xử của tòa án liên quan đến hiệu lực của chữ ký điện tử. Dịch vụ kế toán tại Hà Nội của KetoanMVB hy vọng rằng độc giả của chúng tôi có thể thấy nó hữu ích trong thực tiễn liên quan đến việc ký kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử.

Những tiện ích do công nghệ thông tin và truyền thông hiện đại mang lại đã giúp hình thành thói quen mới trong việc thực hiện các giao dịch. Các bên tham gia giao dịch có xu hướng trao đổi thông tin, ký kết hợp đồng và lưu trữ thông tin giao dịch dưới dạng điện tử. Do đó, việc sử dụng chữ ký được tạo ra bằng phương tiện điện tử (hay còn gọi là chữ ký số) để ký kết hợp đồng cũng trở nên phổ biến.

Với bối cảnh Việt Nam và nhiều quốc gia khác vẫn đang thực hiện cách xa xã hội và áp dụng nhiều biện pháp nhằm giảm thiểu và hạn chế việc đi lại toàn cầu nhằm ngăn chặn nguy cơ lây lan đại dịch Covid-19, xu hướng sử dụng chữ ký điện tử được kỳ vọng sẽ tiếp tục phát triển trong tương lai. điều này cung cấp các phương pháp thay thế để các bên ký hợp đồng mà không cần gặp trực tiếp.

Ký kết hợp đồng bằng chữ ký số( điện tử )
Đại diện các đơn vị tham gia chương trình “Mỗi xã, một sản phẩm” nhằm liên kết các nhà hoạch định chính sách, nhà khoa học và doanh nghiệp, ký kết các thỏa thuận hợp tác 

Thực tiễn sử dụng chữ ký số

Hiện nay Trong thực tế hiện nay, các bên có thể ký hợp đồng bằng chữ ký số theo ba cách phổ biến, đó là chữ ký quét, chữ ký ảnh và chữ ký điện tử. Quy trình ký kết hợp đồng của từng loại trong ba loại chữ ký số thường bao gồm các bước sau:

– Chữ ký điện tử: (i) Các bên sử dụng nền tảng, thiết bị chuyên dụng do nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp để tạo chữ ký số; (ii) sau đó, chữ ký điện tử đó được đính kèm theo phương thức điện tử với hợp đồng cần được ký kết. Thực tế, chữ ký số ít được sử dụng trong việc ký kết các hợp đồng lớn và phức tạp mà chủ yếu được sử dụng khi bên ký kết nộp tờ khai hải quan hoặc tờ khai bảo hiểm xã hội, nộp thuế qua mạng, xuất hóa đơn điện tử hoặc khi tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử qua hệ thống ngân hàng trực tuyến.

– Chữ ký quét:(i) Hợp đồng được in bởi người ký từ tệp dữ liệu và người ký của mỗi bên ký vào bản cứng của hợp đồng đó bằng mực ướt; (ii) sau đó, hợp đồng với các chữ ký trên đó được chuyển thành dạng điện tử (ví dụ: bằng cách quét) và bản sao quét của hợp đồng đã ký (là tệp dữ liệu điện tử) được gửi đến bên đối tác qua email. Chữ ký quét được sử dụng thường xuyên trong các hợp đồng có nhiều bên và các bên đó không có mặt ở cùng một nơi để ký cùng một bản sao của hợp đồng. Chữ ký quét đặc biệt phổ biến trong các hợp đồng liên quan đến giao dịch xuyên biên giới và có một hoặc nhiều bên ký kết là người nước ngoài.

– Chữ ký hình ảnh:(i) Một bên ký kết chèn hình ảnh chữ ký của mình vào ô chữ ký của tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng; (ii) sau đó, tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng (cùng với chữ ký hình ảnh trên đó) được gửi đến bên đối tác qua email. Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng không có giá trị lớn nhưng được ký kết thường xuyên và khi người ký không có mặt tại nơi có thể in và ký hợp đồng bằng chữ ký mực ướt.

Thực tiễn ký kết các hợp đồng phức tạp có giá trị lớn cho thấy chữ ký quét là hình thức phổ biến nhất, chữ ký ảnh ít phổ biến hơn và chữ ký số là ít phổ biến nhất. Mặt khác, chữ ký điện tử phổ biến hơn chữ ký quét và chữ ký hình ảnh trong các hợp đồng tiêu dùng.

Hiệu lực của chữ ký điện tử, chữ ký scan và chữ ký ảnh theo pháp luật Việt Nam

Khung pháp lý về chữ ký số được quy định trong Bộ luật Dân sự 2015 (BLDS 2015); Luật Giao dịch điện tử năm 2005 (LET 2005) và các nghị định thi hành bao gồm Nghị định 130/2018 / NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ hướng dẫn các quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số (Nghị định 130) và Chính phủ Nghị định 52/2013 / NĐ-CP ngày 16 tháng 5 năm 2013 về thương mại điện tử (Nghị định 52). BLDS 2015 quy định tất cả các loại giao dịch và hợp đồng, bao gồm cả các giao dịch và hợp đồng được ký kết bằng mực ướt và điện tử. LET 2005, Nghị định 130 và Nghị định 52 quy định cụ thể về chữ ký điện tử và giao dịch điện tử.

Nhìn chung, pháp luật Việt Nam chỉ thừa nhận hiệu lực của hợp đồng được lập dưới dạng điện tử và được ký bằng chữ ký số. Hiệu lực của các hợp đồng được ký bằng chữ ký quét hoặc chữ ký hình ảnh chưa được đề cập đến. Nói như vậy, theo quan điểm của chúng tôi, việc kết luận rằng các hình thức chữ ký điện tử này không được phép hoặc không có giá trị pháp lý đơn thuần vì chúng không được quy định trong luật là chủ quan và không phù hợp với thông lệ thị trường. Chữ ký quét và chữ ký hình ảnh có giá trị pháp lý nếu chúng chứng minh được ý định và quyền hạn của những người ký.

Định nghĩa chữ ký điện tử

Định nghĩa về chữ ký điện tử theo luật hiện hành là tương đối rộng và trừu tượng. Theo LET 2005, “chữ ký điện tử” có các đặc điểm sau: (i) được tạo ra dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử; (ii) được liên kết hoặc kết hợp một cách hợp lý với các hợp đồng điện tử (ví dụ: ở định dạng PDF hoặc Word); và (iii) có khả năng chứng thực người đã ký hợp đồng điện tử và xác nhận người đó đã chấp thuận nội dung của hợp đồng điện tử đã ký.Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng được bài kiểm tra nhận dạng và kiểm tra độ tin cậy, cụ thể: (i) phương pháp tạo chữ ký điện tử có thể xác định người ký và chứng minh sự chấp thuận của họ đối với nội dung của hợp đồng và (ii) phương pháp tạo chữ ký điện tử đủ tin cậy và phù hợp với mục đích tạo và gửi hợp đồng.

Chữ ký

số Nghị định 130 quy định rõ chữ ký số là một loại chữ ký điện tử. Văn bản được ký bằng chữ ký điện tử không cần đóng dấu. Chữ ký điện tử được công nhận trong việc nộp tài liệu cho tòa án và không làm phát sinh vấn đề hiệu lực. Để đáp ứng kiểm tra nhận dạng và kiểm tra độ tin cậy, yêu cầu chính đối với chữ ký số là nó phải được xác thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép. Cho đến nay, đã có 15 nhà cung cấp được cấp giấy phép chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam và không có nhà cung cấp nào là tổ chức nước ngoài. Như vậy, việc dịch vụ chữ ký số do các nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài cung cấp tại Việt Nam (như DocuSign hoặc Adobe Sign, v.v.) có được công nhận tại Việt Nam hay không vẫn chưa thể khẳng định chắc chắn trong thời điểm hiện tại, mặc dù không có lý do chính sách nào để bác bỏ các dịch vụ của các nhà cung cấp đó.

Chữ ký quét và chữ ký hình ảnh

Do LET 2005, Nghị định 130 và Nghị định 52 không đề cập đến chữ ký quét và chữ ký ảnh, chữ ký quét và chữ ký ảnh chắc chắn không được công nhận là chữ ký điện tử và hiệu lực của hợp đồng được ký bằng chữ ký quét hoặc chữ ký ảnh chắc chắn không được công nhận là nếu nó được ký bằng chữ ký điện tử. Mặc dù pháp luật Việt Nam không có tuyên bố khẳng định về chữ ký quét và chữ ký ảnh, nhưng không có lý do chính sách nào để bác bỏ hiệu lực của hợp đồng được ký bởi các loại chữ ký điện tử đó, và cũng không có cơ sở pháp lý để kết luận rằng định nghĩa của chữ ký điện tử chữ ký trong LET 2005 không bao gồm chữ ký quét và chữ ký hình ảnh.

Khung quy định đối với việc sử dụng chữ ký quét và chữ ký hình ảnh theo BLDS 2015

BLDS 2015 cho phép hợp đồng được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Cụ thể, hợp đồng có thể được hình thành bằng lời nói, văn bản hoặc bằng hành vi. Trên thực tế, hình thức và ứng xử bằng lời nói là những hình thức giao kết phổ biến nhất trong các giao dịch đời sống hàng ngày. Ví dụ, mọi người trả giá hàng hóa họ mua tại siêu thị hoặc trả tiền vé, tiền hàng cho hành khách và hàng hóa cho các dịch vụ vận chuyển (như đi xe buýt hoặc máy bay). Các giao dịch này không cần phải được lập thành văn bản (và do đó không làm phát sinh vấn đề chữ ký) và hóa đơn, vé, vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác là bằng chứng cho hợp đồng hình thành giữa các bên. Điều quan trọng là hợp đồng thể hiện sự đồng ý của các bên, còn hình thức của thỏa thuận không nhất thiết phải bằng văn bản.

Hợp đồng chỉ có thể bị vô hiệu do khiếm khuyết về mặt hình thức nếu pháp luật quy định như vậy. Theo luật hiện hành, chỉ một số loại hợp đồng bắt buộc phải được lập thành văn bản (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng tài sản bất động sản, hợp đồng xây dựng, hợp đồng cho vay, hợp đồng bảo đảm, hợp đồng ủy thác, v.v.) và trong những trường hợp đó, các yêu cầu bổ sung về công chứng, chứng thực hoặc đăng ký cũng có thể được yêu cầu (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng bất động sản phải bằng văn bản, có chữ ký và công chứng). Trong trường hợp không có yêu cầu về hợp đồng bằng văn bản, các bên có thể dựa vào thảo luận bằng lời nói hoặc hành vi dẫn đến đồng thuận, từ đó thiết lập một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.

Về hình thức văn bản, Điều 400.4 BLDS 2015 quy định “thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là khi bên cuối cùng ký hợp đồng hoặc chấp nhận giao kết hợp đồng bằng một phương thức chấp nhận khác được thể hiện bằng văn bản. . ” Do đó, BLDS 2015 không yêu cầu chữ ký mực ướt hoặc cấm sử dụng chữ ký điện tử. BLDS 2015 cũng công nhận “các phương thức chấp nhận khác được thể hiện bằng văn bản” và các giao dịch được thực hiện qua các phương tiện điện tử. Trong thực tế, chúng ta cũng có thể gặp nhiều trường hợp hợp đồng bằng văn bản được hình thành mà không có chữ ký ướt của bên nào. Ví dụ: khi một tổ chức hoặc cá nhân đăng ký sử dụng các dịch vụ trực tuyến (như dịch vụ ngân hàng điện tử, trang web thương mại điện tử hoặc dịch vụ truyền phát phương tiện). Để đăng ký dịch vụ, tại bước đầu tiên của quá trình đăng ký dịch vụ, người sử dụng dịch vụ phải chấp nhận các điều khoản và điều kiện do nhà cung cấp dịch vụ cung cấp xuất hiện trên màn hình của thiết bị điện tử bằng cách đánh dấu vào ô “Đồng ý” ở cuối điều khoản. và các điều kiện. Các điều khoản và điều kiện này, khi được chấp nhận, sẽ trở thành một phần của hợp đồng giữa người sử dụng dịch vụ và nhà cung cấp dịch vụ mà không có chữ ký của bất kỳ bên nào. Một ví dụ điển hình khác là trường hợp các cá nhân mù chữ sử dụng dấu vân tay của họ để ký hợp đồng.

Do đó, nếu một cá nhân không thể ký bằng mực ướt, anh ta có thể sử dụng một hình thức chấp nhận khác để thể hiện ý chí chấp nhận toàn bộ nội dung của thỏa thuận được thể hiện trong hợp đồng bằng văn bản, chẳng hạn như đánh dấu vào ô “Đồng ý” trên màn hình của thiết bị điện tử hoặc dấu vân tay. Giống như đánh dấu vào ô “Đồng ý” và nhấn dấu vân tay, chữ ký quét và chữ ký hình ảnh có thể được coi là một hình thức ký hoặc một hình thức chấp nhận khác. Điều quan trọng là hình thức chấp nhận được thể hiện bằng một tập hợp các dấu hiệu phân biệt trên tài liệu có thể giúp xác định các bên ký kết và thể hiện sự đồng ý của họ đối với nội dung của hợp đồng. Đây cũng là tinh thần của các quy định về định nghĩa và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử theo LET 2005.

Hình thức chấp nhận của người ký đã đặt ra một câu hỏi liên quan đến thẩm quyền của người ký đó. Nói cách khác, nếu một bên có bằng chứng chứng minh rằng chữ ký được quét và chữ ký hình ảnh chứng minh sự đồng ý của người ký và thẩm quyền của người ký đó đưa ra sự đồng ý đó thì chữ ký được quét và chữ ký hình ảnh đó chắc chắn có thể đủ điều kiện là chữ ký. Về vấn đề này, BLDS 2015 công nhận việc các bên thiết lập “thẩm quyền rõ ràng”. “Thẩm quyền rõ ràng” được thiết lập khi hành động do một bên thực hiện khiến bên kia tin tưởng một cách hợp lý rằng đại diện của bên trước có quyền thay mặt mình (hoặc làm cho bên kia không biết hoặc không thể biết rằng đại diện của trước đây không được ủy quyền đại diện hoặc đang hành động vượt quá thẩm quyền của mình). Theo đó, BLDS 2015 chấp nhận “thẩm quyền rõ ràng” trong các trường hợp sau: (i) một bên đồng ý thực hiện hoặc thực hiện các giao dịch; (ii) một bên thừa nhận việc thực hiện hoặc thực hiện các giao dịch mà không có bất kỳ phản đối nào trong một thời hạn thích hợp; hoặc (iii) lỗi của một bên dẫn đến việc bên đối tác không biết hoặc không thể biết rằng hợp đồng đã được ký bởi những người không có thẩm quyền hoặc những người có hành vi vượt quá phạm vi đại diện.

Tóm lại, các quy định của BLDS 2015 tạo cơ sở pháp lý cho việc sử dụng chữ ký scan và chữ ký ảnh trong hợp đồng bằng văn bản. Các bước do các bên thực hiện trong quá trình hoàn tất giao dịch có thể giúp thiết lập thẩm quyền rõ ràng khi thẩm quyền của các bên ký kết không rõ ràng. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là các tiền lệ và bản án gần đây của Tòa án nhân dân tối cao cho thấy các tòa án đã ngày càng ưu tiên xem xét bản chất của sự đồng ý hơn là hình thức đồng ý, giúp giảm thiểu nguy cơ hợp đồng bị tuyên bố là vô hiệu. khi có vấn đề về hình thức của thỏa thuận hợp đồng (bao gồm cả vấn đề chữ ký).

Cách tiếp cận của Tòa án nhân dân tối cao liên quan đến hiệu lực của chữ ký điện tử

Mặc dù chưa có tiền lệ tòa án nào đề cập cụ thể đến hiệu lực của hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử, nhưng đã có tiền lệ và nhận định cho thấy các tòa án Việt Nam đang hướng tới cách tiếp cận thực chất hơn hình thức (tức là ý định của các bên quan trọng hơn hình thức hợp đồng và chữ ký). Đã có tiền lệ và bản án, theo đó Tòa án nhân dân tối cao phán quyết rằng hành vi của các bên trong việc thực hiện và thực hiện giao dịch là quan trọng để xác định ý định của họ và mặc dù giao dịch không có chữ ký của các bên hợp lệ thì giao dịch đó không bị vô hiệu.

Tiền án số 04/2016 / AL ngày 06 tháng 4 năm 2016 về tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (Kiều Thị Tý và Chu Văn Tiến vs Lê Văn Ngữ) (Tiền án 04)

Trong Tiền lệ 04, hai bên bán trong hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là vợ chồng và chỉ có một mình chồng ký vào hợp đồng. Tuy nhiên, người vợ nhận thức được giao dịch này, không phản đối và sử dụng tiền chuyển nhượng vào các mục đích khác nhau, kể cả việc đưa cho con. Do đó, Tòa án nhân dân tối cao đã ra phán quyết rằng hợp đồng không bị vô hiệu ngay cả khi có khiếm khuyết về yêu cầu chữ ký (tức là người vợ không ký hợp đồng) vì cô ấy không phản đối hợp đồng và việc cô ấy sử dụng tiền chuyển nhượng cho thấy sự chấp thuận của cô ấy. của hợp đồng.

Tiền lệ số 07/2016 / AL ngày 17/10/2016 về việc công nhận hợp đồng mua bán nhà đã giao kết trước ngày 01/7/1991 (Nguyễn Đình Song, Nguyễn Thị Hồng, Nguyễn Thị Hương vs Đỗ Trọng Thanh, Đỗ Thị Nguyệt, Vương Chí Tường , Vương Chí Thắng, Vương Bích Vân và Vương Bích Hợp) (Tiền đề 07)

Tại Tiền lệ 07, hợp đồng mua bán nhà chỉ do bên bán ký và hợp đồng ghi rõ bên bán đã nhận đủ tiền. Bên mua chưa ký hợp đồng nhưng đã giữ hợp đồng và quản lý, sử dụng nhà ở ổn định trong thời gian dài mà không có tranh chấp với bên bán về các khoản tiền liên quan đến việc mua bán nhà ở. Trong trường hợp này, hợp đồng có giá trị chứng minh rằng bên mua đã trả đủ tiền mua cho bên bán và ý định của bên mua đồng ý với hợp đồng đó. Do đó, Tòa án nhân dân tối cao đã ra phán quyết hợp đồng mua bán nhà không bị vô hiệu và hiệu lực của nó được pháp luật công nhận.

Bản án phúc thẩm số 47/2016 / KDTM-GĐT ngày 29/8/2016 của Tòa án nhân dân tối cao tại Thành phố Hồ Chí Minh (Công ty TNHH Huada Furniture Việt Nam và Công ty cổ phần bảo hiểm PJICO) (Bản án phúc thẩm số 47)

Tại Bản án phúc thẩm số 47, công ty bảo hiểm đã phát hành hợp đồng bảo hiểm cho bên mua bảo hiểm nhưng không nhận được hợp đồng mà bên mua bảo hiểm đã ký. Hợp đồng bảo hiểm cho phép bên mua bảo hiểm thanh toán phí bảo hiểm trong vòng 30 ngày. Trước khi bên mua bảo hiểm thanh toán phí bảo hiểm, sự kiện được bảo hiểm đã diễn ra. Sau đó bên mua bảo hiểm đã đóng phí bảo hiểm đầy đủ trong thời hạn quy định và chuyển đến hợp đồng bảo hiểm để yêu cầu công ty bảo hiểm thanh toán số tiền bảo hiểm. Tuy nhiên, công ty bảo hiểm từ chối tuyên bố rằng hợp đồng bảo hiểm không tồn tại. Trong trường hợp này,

Theo các tiền lệ và nhận định trên, chữ ký không quan trọng để xác định hiệu lực của hợp đồng. Đây là xu hướng phát triển đáng chú ý trong thực tiễn áp dụng pháp luật của Tòa án gần đây.

Tóm lại, mặc dù luật pháp Việt Nam không có tuyên bố khẳng định về chữ ký quét và chữ ký ảnh, nhưng không có lý do chính sách nào để không công nhận hiệu lực của một hợp đồng được ký bằng chữ ký quét, chữ ký ảnh hoặc các loại chữ ký điện tử khác, đặc biệt là khi hợp đồng cũng có thể được kết luận bằng lời nói và hành vi. Cũng không có cơ sở pháp lý để kết luận rằng định nghĩa về chữ ký điện tử trong LET 2005 loại trừ chữ ký quét và chữ ký ảnh. Chúng tôi cho rằng các quy định chung của BLDS 2015 tạo cơ sở pháp lý cho việc sử dụng chữ ký scan và chữ ký ảnh trong hợp đồng bằng văn bản. Các tiền lệ và bản án gần đây của Tòa án nhân dân tối cao cho thấy các tòa ngày càng ưu tiên coi bản chất của thỏa thuận hơn hình thức đồng ý và chữ ký không quan trọng để xác định hiệu lực của hợp đồng. Đây là một cách tiếp cận cần được tiếp tục khẳng định và phổ biến trong tương lai vì nó giúp giảm thiểu nguy cơ hợp đồng bị tuyên bố là vô hiệu khi có vấn đề về hình thức của thỏa thuận hợp đồng và thúc đẩy việc ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử , đặc biệt là chữ ký scan và chữ ký hình ảnh.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *