Nội dung chính
Hướng dẫn giải thích các khái niệm cơ bản về chức năng Flash Fill và cung cấp các ví dụ về sử dụng Flash Fill trong Excel.
Flash Fill là một trong những tính năng tuyệt vời nhất của Excel. Nó nắm bắt một nhiệm vụ tẻ nhạt sẽ mất hàng giờ để được thực hiện thủ công và thực hiện nó tự động trong nháy mắt (do đó là tên). Và nó làm rất nhanh và đơn giản mà không cần bạn phải làm gì, mà chỉ cung cấp một ví dụ về những gì bạn muốn.
Flash Fill trong Excel là gì?
Chức năng Flash Fill là một công cụ đặc biệt để phân tích thông tin bạn đang nhập và tự động điền dữ liệu khi xác định một mẫu.
Tính năng Flash Fill đã được giới thiệu trong Excel 2013 và có sẵn trong tất cả các phiên bản sau của Excel 2016, Excel 2019 và Excel cho Office 365.
Bắt đầu vào tháng 12 năm 2009 như một nỗ lực của Sumit Gulwani, một nhà nghiên cứu cao cấp của Microsoft, để giúp đỡ một nữ doanh nhân mà anh vô tình gặp ở sân bay với thử thách hợp nhất của cô, một vài năm sau đó, nó đã phát triển thành một khả năng mạnh mẽ để tự động hóa nhiều công việc Excel.
Flash Fill dễ dàng đối phó với hàng tá tác vụ khác nhau đòi hỏi các công thức phức tạp hoặc thậm chí mã VBA như tách và kết hợp chuỗi văn bản, làm sạch dữ liệu và sửa lỗi không nhất quán, định dạng văn bản và số, chuyển đổi ngày thành định dạng mong muốn và hơn thế nữa.
Mỗi lần, Flash Fill kết hợp hàng triệu chương trình nhỏ có thể hoàn thành nhiệm vụ, sau đó sắp xếp các đoạn mã đó bằng các kỹ thuật học máy và tìm ra chương trình phù hợp nhất cho công việc. Tất cả điều này được thực hiện trong một phần nghìn giây trong nền và người dùng sẽ thấy kết quả gần như ngay lập tức!
Flash Fill trong Excel ở đâu?
Trong Excel 2019, Excel 2016 và Excel 2013, công cụ Flash Fill nằm trên Tab dữ liệu, bên trong Công cụ dữ liệu nhóm:
Phím tắt Excel Flash Fill
Những người bạn thích làm việc từ bàn phím hầu hết thời gian, có thể chạy Flash Fill với tổ hợp phím này: Ctrl + E
Cách sử dụng Flash Fill trong Excel
Thông thường Flash Fill bắt đầu tự động và bạn chỉ cần cung cấp một mẫu. Đây là cách thực hiện:
- Chèn một cột mới liền kề với cột với dữ liệu nguồn của bạn.
- Trong ô đầu tiên của cột mới được thêm vào, hãy nhập giá trị mong muốn.
- Bắt đầu nhập vào ô tiếp theo và nếu Excel cảm nhận được một mẫu, nó sẽ hiển thị bản xem trước của dữ liệu sẽ được tự động điền vào các ô bên dưới.
- Nhấn nút Đi vào chìa khóa để chấp nhận xem trước. Làm xong!
Cách Flash Fill Excel bằng một nút bấm hoặc phím tắt
Trong hầu hết các tình huống, Flash Fill sẽ tự động khởi động ngay khi Excel thiết lập một mẫu trong dữ liệu bạn đang nhập. Nếu bản xem trước không hiển thị, bạn có thể kích hoạt Flash Fill theo cách thủ công theo cách này:
- Điền vào ô đầu tiên và nhấn Enter.
- Nhấn vào Flash Fill nút trên Dữ liệu tab hoặc nhấn Ctrl + E đường tắt.
Tùy chọn điền vào Flash Flash
Khi sử dụng Flash Fill trong Excel để tự động nhập dữ liệu, Tùy chọn Flash Fill nút xuất hiện gần các ô tự động điền. Nhấp vào nút này sẽ mở menu cho phép bạn thực hiện các thao tác sau:
- Hoàn tác kết quả Flash Fill.
- Chọn các ô trống mà Excel không thể điền.
- Chọn các ô đã thay đổi, ví dụ, để định dạng tất cả chúng cùng một lúc.
Ví dụ về Excel Flash Fill
Như đã đề cập, Flash Fill là một công cụ rất linh hoạt. Các ví dụ dưới đây thể hiện một số khả năng của nó, nhưng có nhiều hơn thế!
Trích xuất văn bản từ ô (cột tách)
Trước khi Flash Fill ra đời, việc chia nội dung của một ô thành nhiều ô yêu cầu sử dụng Chuyển văn bản sang cột tính năng hoặc Hàm văn bản Excel. Với Flash Fill, bạn có thể nhận được kết quả ngay lập tức mà không cần thao tác văn bản phức tạp.
Giả sử bạn có một cột địa chỉ và bạn muốn trích xuất mã zip thành một cột riêng. Cho biết mục tiêu của bạn bằng cách nhập mã zip trong ô đầu tiên. Ngay khi Excel hiểu bạn đang cố gắng làm gì, nó sẽ điền vào tất cả các hàng bên dưới ví dụ với mã zip được trích xuất. Bạn chỉ cần nhấn Enter để chấp nhận tất cả.
Công thức phân chia ô và trích xuất văn bản:
Công cụ trích xuất và chia tách:
- Bộ công cụ văn bản cho Excel – 25 công cụ để thực hiện các thao tác văn bản khác nhau bao gồm tách một ô theo bất kỳ ký tự nào như dấu phẩy, dấu cách, ngắt dòng; trích xuất văn bản và số.
- Công cụ phân chia tên – cách nhanh chóng và dễ dàng để phân tách tên trong Excel.
Kết hợp dữ liệu từ một số ô (cột hợp nhất)
Nếu bạn có một nhiệm vụ ngược lại để thực hiện, không có vấn đề gì, Flash Fill cũng có thể ghép các ô. Hơn nữa, nó có thể phân tách các giá trị kết hợp bằng dấu cách, dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc bất kỳ ký tự nào khác – bạn chỉ cần hiển thị cho Excel dấu câu bắt buộc trong ô đầu tiên:
Phương pháp này đặc biệt hữu ích để kết hợp các phần tên khác nhau vào một ô như thể hiện trong Cách hợp nhất tên và họ với Flash Fill.
Các công thức để nối các giá trị ô:
Công cụ hợp nhất:
Làm sạch dữ liệu
Nếu một số mục dữ liệu trong bảng tính của bạn bắt đầu bằng một khoảng trắng hàng đầu, Flash Fill có thể loại bỏ chúng trong nháy mắt. Nhập giá trị đầu tiên mà không có khoảng trắng trước và tất cả các khoảng trắng thừa trong các ô khác cũng sẽ biến mất:
Công thức để làm sạch dữ liệu:
Công cụ làm sạch dữ liệu:
- Bộ công cụ văn bản cho Excel – cắt tất cả các khoảng trống hàng đầu, dấu và ở giữa nhưng một ký tự khoảng trắng giữa các từ.
Định dạng văn bản, số và ngày
Thông thường, dữ liệu trong bảng tính của bạn được định dạng theo một cách trong khi bạn muốn nó theo cách khác. Chỉ cần bắt đầu nhập các giá trị chính xác như bạn muốn chúng xuất hiện và Flash Fill sẽ làm phần còn lại.
Có lẽ bạn có một cột của tên và họ bằng chữ thường. Bạn muốn tên cuối cùng và đầu tiên được đặt trong trường hợp thích hợp, được phân tách bằng dấu phẩy. Một miếng bánh cho Flash Fill 🙂
Có thể bạn đang làm việc với một cột các số cần được định dạng là số điện thoại. Nhiệm vụ có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một định nghĩa trước Định dạng đặc biệt hoặc tạo ra một định dạng số tùy chỉnh. Hoặc bạn có thể thực hiện một cách dễ dàng với Flash Fill:
Để định dạng lại ngày theo ý thích của bạn, bạn có thể áp dụng tương ứng Định dạng ngày tháng hoặc nhập một ngày được định dạng đúng vào ô đầu tiên. Rất tiếc, không có đề xuất nào xuất hiện nếu bạn nhấn phím tắt Flash Fill (Ctrl + E) hoặc nhấp vào nút của nó trên ruy băng? Đúng, nó hoạt động rất đẹp!
Thay thế một phần nội dung ô
Thay thế một phần của chuỗi bằng một số văn bản khác là một thao tác rất phổ biến trong Excel, Flash Fill cũng có thể tự động hóa.
Giả sử, bạn có một cột số an sinh xã hội và bạn muốn kiểm duyệt thông tin nhạy cảm này bằng cách thay thế 4 chữ số cuối bằng XXXX.
Để hoàn thành nó, hãy sử dụng THAY THẾ chức năng hoặc nhập giá trị mong muốn trong ô đầu tiên và để Flash Fill tự động điền vào các ô còn lại:
Kết hợp nâng cao
Flash Fill trong Excel có thể thực hiện không chỉ các tác vụ đơn giản như được trình bày trong các ví dụ trên mà còn thực hiện sắp xếp lại dữ liệu phức tạp hơn.
Ví dụ: hãy kết hợp các mẩu thông tin khác nhau từ 3 cột và thêm một vài ký tự tùy chỉnh vào kết quả.
Giả sử, bạn có tên đầu tiên trong cột A, tên cuối cùng trong cột B và tên miền trong cột C. Dựa trên thông tin này, bạn muốn tạo địa chỉ email theo định dạng này: [email protected].
Đối với người dùng Excel có kinh nghiệm, không có vấn đề gì khi trích xuất ban đầu với TRÁI chức năng, chuyển đổi tất cả các ký tự thành chữ thường với chức năng LOWER và ghép tất cả các phần bằng cách sử dụng điều hành nối:
=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"
Nhưng Excel Flash Fill có thể tự động tạo các địa chỉ email này cho chúng tôi không? Chắc chắn rồi!
Giới hạn và điền vào Flash Flash
Flash Fill là một công cụ tuyệt vời, nhưng nó có một vài hạn chế mà bạn cần lưu ý trước khi bắt đầu sử dụng tính năng này trên các tập dữ liệu thực của mình.
1. Kết quả Flash Fill không tự động cập nhật
Không giống như các công thức, kết quả của Flash Fill là tĩnh. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu gốc, chúng sẽ không được phản ánh trong kết quả Flash Fill.
2. Có thể không xác định một mẫu
Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi dữ liệu gốc của bạn được sắp xếp hoặc định dạng khác nhau, Flash Fill có thể vấp ngã và tạo ra kết quả không chính xác.
Ví dụ: nếu bạn sử dụng Flash Fill để trích xuất tên đệm từ danh sách trong đó một số mục chỉ chứa Tên và Họ, kết quả cho các ô đó sẽ sai. Vì vậy, thật khôn ngoan khi luôn xem lại đầu ra Flash Fill.
3. Bỏ qua các ô có ký tự không in được
Nếu một số ô được điền tự động chứa khoảng trắng hoặc các ký tự không in được khác, Flash Fill sẽ bỏ qua các ô đó.
Vì vậy, nếu bất kỳ ô kết quả nào trống, hãy xóa các ô đó (Trang Chủ tab>Các định dạng nhóm> Thông thoáng > Làm sạch tất cả) và chạy Flash Fill một lần nữa.
4. Có thể chuyển đổi số thành chuỗi
Khi sử dụng Flash Fill để định dạng lại các số, xin lưu ý rằng nó có thể chuyển đổi số của bạn thành các chuỗi chữ số. Nếu bạn muốn giữ số, hãy sử dụng khả năng của Định dạng Excel chỉ thay đổi biểu diễn trực quan, nhưng không thay đổi các giá trị cơ bản.
Cách bật và tắt Flash Fill
Flash Fill trong Excel được bật theo mặc định. Nếu bạn không muốn bất kỳ đề xuất hoặc thay đổi tự động nào trong bảng tính của mình, bạn có thể tắt Flash Fill theo cách này:
- Trong Excel của bạn, đi đến Tập tin> Tùy chọn.
- Trên bảng điều khiển bên trái, nhấp vào Nâng cao.
- Dưới Tùy chọn chỉnh sửa, xóa Tự động Flash Fill cái hộp.
- Nhấn OK để lưu các thay đổi.
Đến bật lại Flash Fill, chỉ cần chọn lại hộp này.
Excel Flash Fill không hoạt động
Trong hầu hết các trường hợp, Flash Fill hoạt động mà không gặp trở ngại. Khi nó chùn bước, lỗi dưới đây có thể xuất hiện và các mẹo sau sẽ giúp bạn khắc phục.
1. Cung cấp thêm ví dụ
Flash Fill học bằng ví dụ. Nếu không thể nhận ra một mẫu trong dữ liệu của bạn, hãy điền thêm một vài ô theo cách thủ công để Excel có thể thử các mẫu khác nhau và tìm mẫu phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.
2. Buộc nó chạy
Nếu đề xuất Flash Fill không tự động xuất hiện khi bạn nhập, hãy thử chạy nó bằng tay.
3. Đảm bảo Flash Fill được bật
Nếu nó không tự khởi động hoặc thủ công, hãy kiểm tra xem chức năng Flash Fill có đã bật lên trong Excel của bạn.
4. Lỗi Flash Fill vẫn tồn tại
Nếu không có đề xuất nào ở trên hoạt động và Excel Flash Fill vẫn gây ra lỗi, bạn không thể làm gì khác ngoài nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc bằng các công thức.
Đó là cách bạn sử dụng Flash Fill trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của Dịch vụ kế toán tại Hà Nội vào tuần tới!
Chat với tư vấn viên
Gọi ngay