Đính kèm tệp vào bản nháp Outlook và sử dụng chúng làm mẫu email

Làm việc với các bản nháp Outlook là điều mà hầu hết chúng ta đã quen. Nói chung, nó là một thực hành khá đơn giản và tiết kiệm công sức. Outlook sẽ tự động yêu cầu lưu email của bạn nếu bạn đóng cửa sổ mà không gửi nó hoặc bạn có thể giữ nó nếu bạn muốn hoàn tất việc soạn thư sau này. Và đây là một điểm cộng khác của tùy chọn này – tại sao không sử dụng bản nháp làm mẫu? Bổ trợ của chúng tôi, Mẫu email được chia sẻ, rất thân thiện với bản nháp Outlook vì hai lý do cơ bản:

Nếu tính năng này có vẻ có giá trị đối với bạn, hướng dẫn của tôi sẽ nêu bật những điểm chính và cách chuẩn bị.

Bắt đầu từ việc tạo bản nháp Outlook

Cho đến nay không phải ai cũng là người dùng có kinh nghiệm và phần này sẽ là tất cả về các bước dành cho người mới bắt đầu:

    1. Mở một Email mới để tạo thư trong Outlook (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + N).
    2. Điền vào nó bằng văn bản và đính kèm một hoặc nhiều mục cần thiết: bạn có thể nhấp vào Đính kèm tệp trong thanh menu trên cùng hoặc chỉ cần kéo và thả nó từ bất kỳ vị trí nào trên PC của bạn.
    3. Bây giờ, hãy thử đóng cửa sổ email và ngay lập tức bạn sẽ được yêu cầu giữ bản nháp, đó là cách hoạt động:
      Cách lưu bản nháp

Tiền boa. Một cách nhanh chóng khác là nhấn File> Save và bạn đã có nó!

Vui lòng tìm bản nháp này trong thư mục Bản nháp trên Ngăn Dẫn hướng:
Tìm bản nháp ở đâu

Trong trường hợp không cần thư nháp nữa, bạn luôn có thể xóa thư đó bằng cách nhấn vào nút Hủy ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ thư.

Theo mặc định, nó sẽ ở đó an toàn cho đến khi bạn quay lại để chỉnh sửa và gửi nó. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể làm điều đó một lần vì khi gửi bất kỳ bản nháp nào sẽ biến thành một email gửi đi. Nó tự động bị xóa khỏi Bản nháp thư mục và nơi duy nhất để tìm thông tin bạn đã đính kèm là Các mục đã gửi thư mục.

Chà, trong phần đầu của bài viết, tôi đã thông báo rằng chúng tôi đã có thể áp dụng bản nháp nhiều lần. Nếu bạn không ngại trải nghiệm công cụ của chúng tôi, tôi sẽ giải thích cách thực hiện điều này trong phần tiếp theo của bài viết của tôi.

Đặt bản nháp Outlook của bạn với tệp đính kèm làm mẫu email

Mặc dù các Mẫu Email được Chia sẻ của chúng tôi cung cấp nhiều chức năng, nhưng đây là một người trợ giúp thực sự đáng tin cậy với các tệp đính kèm được gửi hàng ngày hoặc hàng tuần. Chúng tôi đã soạn một bản nháp, nhưng chúng tôi cần các bước tiếp theo để biến nó thành một mẫu chức năng.

  1. Hãy tạo một thư mục riêng và chuyển bản nháp vào đó. Nhấp chuột phải vào Ngăn Dẫn hướng và chọn Thư mục mới:
    Tạo một thư mục mớiGhi chú. Đừng bỏ qua bước này vì về sau thư mục này sẽ đóng vai trò đầu mối trong trao đổi thông tin.
  2. Để chuyển bản nháp của bạn, hãy nhấp chuột phải vào nó và chọn Chuyển tới thư mục mới của bạn (trong ví dụ của tôi Chuyển tới > Thư mục được liên kết với Thư nháp):
    Di chuyển bản nháp sang một thư mục khác
    Hoặc bạn có thể chỉ cần kéo bản nháp của mình vào thư mục mới tạo.
  3. Bây giờ bạn cần kết nối thư mục này với Mẫu email được chia sẻ. Mở ngăn bổ trợ, nhấp chuột phải vào tên nhóm cần thiết và chọn tùy chọn tương ứng:
    Kết nối thư mục Outlook với Mẫu Email được Chia sẻ
    Do đó, bạn sẽ nhận được một cửa sổ xác nhận nhỏ với thông tin cần nhớ:
    Thông báo đồng bộ hóa nội dung

Chia sẻ thông tin của bạn với đồng đội

Chúng tôi đã hoàn thành phần công việc chính nhưng đã đến lúc cấp quyền truy cập vào mẫu của bạn cho một nhóm (nếu bạn có):

    1. Quay lại thư mục của bạn trong Outlook và nhấp chuột phải vào nó, chọn Tính chất ở cuối danh sách thả xuống.
    2. Đi đến Sự cho phép tab và nhấn Thêm vào:
      Thêm người dùng
    3. Bắt đầu nhập tài khoản Outlook của đồng nghiệp của bạn vào trường tìm kiếm và xác nhận email bằng cách chạm vào Thêm> OK ở cuối cửa sổ.
    4. Bạn sẽ trở lại theo mặc định Quyền , bạn có thấy tên mới được thêm vào hộp không? Nếu vậy, bạn đã làm đúng mọi thứ, chỉ cần tiếp tục xác định cấp độ quyền cho người dùng này:
      Xác định cấp độ quyền của người dùng

Ghi chú. Thật không may, không thể thêm nhiều người dùng cùng một lúc, bạn phải bao gồm và xác định quyền cho từng thành viên trong nhóm theo cách thủ công.

  1. Và bước cuối cùng – hiển thị hộp thư Outlook của bạn. Nhấp chuột phải vào thư mục gốc có địa chỉ email của bạn, sau đó chọn Quyền đối với Thư mục. Thêm một đồng đội như được mô tả trong bước 2-4 và đánh dấu vào Thư mục Hiển thị cái hộp:
    Hiển thị thư mục Outlook của bạn

Đừng lo lắng ở đây, tùy chọn này chỉ hiển thị cấu trúc thư mục trong khi nội dung vẫn ẩn.

Tất cả các thiết lập! Cách làm hơi phức tạp nhưng thực tế bạn chỉ cần hoàn thành các thiết lập một lần.

Tôi nhận được một thông báo lỗi

Bạn nhấp vào một mẫu nhưng nhận được điều này:
Lỗi: không tìm thấy mục
Để khắc phục sự cố, trước tiên hãy thử làm mới dữ liệu trong thư mục được kết nối. Bước này là bước bắt buộc sau bất kỳ thay đổi nào do bạn hoặc các thành viên khác trong nhóm thực hiện và giúp đồng bộ hóa tất cả các mục đúng cách. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy tùy chọn này bằng cách nhấn vào ba dấu chấm bên cạnh thư mục được kết nối của bạn:
Tùy chọn Làm mới dữ liệu
Trong trường hợp lỗi vẫn còn, Ketoanmvb có thể khuyên bạn nên kiểm tra quyền truy cập của bạn vào thư mục Outlook này.

Tôi không có gì thêm để thêm và bây giờ bạn đã sẵn sàng để thực hành. Hãy thoải mái tạo thêm các bản nháp và chuyển chúng vào thư mục được kết nối của bạn, chỉnh sửa các bản nháp hiện có và hoặc áp dụng các bản nháp do nhóm của bạn tạo. Chúc các bạn sớm thực hiện thành không

Trả lời