Cách tạo, sử dụng và chia sẻ

Thông thường, khi bạn viết một macro trong Excel, nó chỉ có thể được truy cập từ sổ làm việc cụ thể đó. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng nó trong các tập tin khác thì sao? Tái tạo cùng một macro cho mỗi và mọi bảng tính có vẻ không phải là một ý tưởng hay. Thay vào đó, hãy lưu trữ mã VBA phổ biến của bạn trong Sổ làm việc Macro cá nhân. Điều này sẽ làm cho các macro có thể truy cập mỗi khi bạn mở Excel, trong bất kỳ sổ làm việc nào!

Excel Workbook Macro cá nhân là gì?

Workbook Macro cá nhân là một tập tin đặc biệt có tên Cá nhân.xlsb trong Excel 2007 – 2019 hoặc Cá nhân.xls trong các phiên bản trước. Bất kỳ macro được lưu trữ trong tệp này đều có sẵn cho bạn bất cứ khi nào bạn khởi động Excel. Một điều tuyệt vời về sổ làm việc cá nhân là nó được ẩn theo mặc định, vì vậy bạn sẽ không bao giờ nhận thấy nó mở trong phần phụ trợ. Không có hành động về phía bạn được yêu cầu. Microsoft Excel chỉ biết vị trí tệp này nằm trong hệ thống của bạn và tự động tìm kiếm tệp đó mỗi lần khởi chạy.

Ngoài các macro, Sổ làm việc Macro cá nhân có thể lưu trữ các chức năng tùy chỉnh của bạn (các chức năng do người dùng xác định) được viết bằng VBA.

Một điểm yếu trong thuốc mỡ là Sổ làm việc Macro cá nhân Excel không tồn tại theo mặc định. Để tạo nó, bạn sẽ cần ghi lại ít nhất một macro. Một khi Cá nhân.xlsb tệp được tạo, bạn có thể thêm bất kỳ macro nào khác vào nó bằng cách sử dụng VB Editor.

Workbook Macro cá nhân ở đâu?

Tệp Personal.xlsb được lưu trữ trong thư mục XLSTART ở các vị trí sau.

Trên Windows 10, Windows 7 và Windows Vista:

C:UsersUser NameAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART

Trên Windows XP:

C:Documents and SettingsUser NameApplication DataMicrosoftExcelXLSTART

Xin lưu ý rằng thư mục AppData được ẩn theo mặc định. Vì vậy, để truy cập thư mục XLSTART trong Windows Explorer, hãy kiểm tra Vật phẩm ẩn hộp trên Lượt xem chuyển hướng.

Ghi chú. Nếu thư mục XLSTART không tồn tại trên máy tính của bạn, điều đó có nghĩa là sổ làm việc macro cá nhân của bạn chưa được tạo. Vui lòng làm theo các bước dưới đây để làm cho một.

Cách tạo Sổ làm việc Macro cá nhân trong Excel

Để tạo sổ làm việc macro cá nhân của bạn, bạn cần ghi lại bất kỳ macro nào, được thực hiện thông qua Nhà phát triển chuyển hướng. Vì vậy, trước khi chúng tôi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng Tab nhà phát triển được kích hoạt trong Excel của bạn.

Để tạo Sổ làm việc Macro cá nhân Excel, hãy thực hiện các bước sau:

1. Trong bất kỳ sách bài tập, đi đến Nhà phát triển tab> Mã nhóm và nhấp Ghi macro.
   
2. Các Ghi macro hộp thoại sẽ hiển thị. bên trong Lưu trữ Macro trong danh sách thả xuống, chọn Workbook Macro cá nhân và bấm vào đồng ý. Tùy chọn, bạn có thể thay đổi tên mặc định, chẳng hạn như Macro1 đến một ý nghĩa hơn.
   
3. Nếu bạn muốn ghi lại một macro cụ thể, hãy thực hiện các hành động mong muốn. Nếu mục tiêu của bạn chỉ là tạo ra một bảng tính cá nhân, hãy tiếp tục với bước tiếp theo.
4. Trên Nhà phát triển tab hoặc Trạng thái thanh, nhấp Dừng ghi âm.
   
5. Lưu và đóng tất cả các sách bài tập mở. Thực hiện điều này sẽ hiển thị một thông báo nhắc bạn lưu các thay đổi bạn đã thực hiện vào Sổ làm việc Macro cá nhân và bạn bấm vào Tiết kiệm:
   Thông báo này sẽ xuất hiện mỗi khi bạn tạo một macro mới hoặc cập nhật một macro hiện có trong sổ làm việc cá nhân của bạn.

Làm xong! Tệp Personal.xlsb được tạo và sẽ tự động được mở trong nền mỗi khi bạn khởi động Excel.

Bây giờ bạn đã có một bảng tính macro cá nhân, làm thế nào để bạn đặt macro vào nó? Có bốn cách khác nhau để làm điều này:

• Ghi lại một macro và lưu nó vào Sổ làm việc Macro cá nhân như được hiển thị ở trên.
• Viết một macro trong VB Editor.
• Sao chép mã VBA từ một bảng tính khác.
• Macro nhập từ tệp .bas.

Cách xem, tạo, sao chép và chỉnh sửa macro trong Sổ làm việc Macro cá nhân

Khi tệp Personal.xlsb được lưu trên máy tính của bạn, bạn có thể xem, tạo và chỉnh sửa các macro Trình soạn thảo Visual Basic. Ngoài ra, bạn có thể sao chép mã bạn muốn sử dụng lại từ một sổ làm việc khác.

Để tạo hoặc chỉnh sửa macro trong sổ làm việc cá nhân của bạn, đây là điều bạn cần làm:

1. Mở Trình soạn thảo VB. Đối với điều này, nhấn ALT + F11 hoặc nhấp vào Ngôn ngữ lập trình nút trên Nhà phát triển trong tab Mã nhóm.
2. Trong cửa sổ Project Explorer, tìm CÁ NHÂN.XLSB đối tượng, mở rộng nó và nhấp đúp chuột vào Mô-đun 1 để mở cửa sổ Code của nó.
3. Trong cửa sổ Mã, viết, sao chép / dán hoặc chỉnh sửa mã VBA.
4. Đóng trình soạn thảo VB.
5. Đóng Excel và lưu các thay đổi bạn đã thực hiện vào Sổ làm việc Macro cá nhân khi được nhắc.

Cách sử dụng macro được lưu trữ trong Sổ làm việc cá nhân

Macro được lưu trong sổ làm việc cá nhân của bạn có thể được sử dụng trong bất kỳ tệp Excel nào. Đối với điều này, chỉ cần mở bảng tính mà bạn muốn chạy macro và làm như sau:

1. Trên Nhà phát triển trong tab Mã nhóm, nhấp vào Macro nút hoặc nhấn nút Alt + 8 đường tắt.
2. bên trong Vĩ mô hộp thoại, bạn sẽ thấy danh sách các macro có sẵn để sử dụng trong tất cả các sổ làm việc đang mở, bao gồm cả các macro được lưu trữ trong tệp Personal.xlsb. Chọn macro mục tiêu và nhấp Chạy.
   

Bạn cũng có thể gán một phím tắt tùy chỉnh đến một macro hoặc chạy nó bằng cách nhấp vào một đặc biệt nút macro.

Cách xuất Workbook Macro cá nhân

Giống như bất kỳ mã VBA nào khác, các macro được lưu trữ trong Personal.xlsb có thể được xuất sang tệp .bas.

Đến xuất khẩu sổ làm việc vĩ mô cá nhân của bạn, đây là những gì bạn cần làm:

1. Mở Trình soạn thảo Visual Basic.
2. Trong Project Explorer, bấm chuột phải Mô-đun 1 trong PERSONAL.XLSB và chọn Xuất tệp.
3. Điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu sổ làm việc macro cá nhân, đặt tệp bất kỳ tên nào bạn muốn và nhấp vào Tiết kiệm.

Đến nhập khẩu một tệp .bas mà ai đó đã chia sẻ với bạn, nhấp chuột phải vào mô-đun trong PERSONAL.XLSB mà bạn muốn đặt macro và chọn Nhập tệp.

Cách chia sẻ Sổ làm việc Macro cá nhân trong Excel

Trong trường hợp bạn muốn chia sẻ sổ làm việc cá nhân của mình với người khác, hãy tiến hành theo một trong những cách sau.

Chia sẻ tệp Personal.xlsb

Cách dễ nhất để chia sẻ sổ làm việc macro cá nhân với ai đó là gửi cho họ bản sao tệp Personal.xlsb của bạn dưới dạng tệp đính kèm hoặc lưu vào bộ lưu trữ đám mây hoặc mạng cục bộ của bạn. Và sau đó, những người khác có thể đặt tệp Personal.xlsb của bạn vào thư mục XLSTART của họ. Xem nơi Personal.xlsb được đặt.

Tuy nhiên, cách tiếp cận đơn giản này có thể nguy hiểm trong trường hợp người khác đã có macro của riêng họ trong tệp Personal.xlsb. Vì vậy, tôi khuyên bạn chỉ nên thay thế tệp này trên các thiết bị của mình khi bạn chắc chắn rằng mình sẽ không làm hỏng bất cứ điều gì.

Sao chép macro vào sổ làm việc khác

Nếu bạn muốn chia sẻ chỉ một vài macro từ tệp Personal.xlsb của mình, bạn có thể sao chép các macro đó sang một sổ làm việc khác và gửi email sổ làm việc đó cho những người dùng khác. Để biết các bước chi tiết, vui lòng xem Cách sao chép macro vào sổ làm việc khác.

Xuất macro sang tệp .bas

Một cách giống như chuyên nghiệp là di chuyển tất cả các macro bạn muốn chia sẻ vào một mô-đun và xuất mô-đun đó dưới dạng tệp .bas. Gửi tệp .bas cho người dùng khác qua email và họ sẽ có thể nhập tệp dưới dạng mô-đun mới vào tệp Personal.xls của họ.

Ghi chú. Xin lưu ý rằng một số macro từ sổ làm việc cá nhân của bạn có thể không hoạt động đối với người dùng khác, ví dụ mã VBA đề cập đến một trang tính cụ thể.

Cách bật Sổ làm việc Macro cá nhân trong Excel

Nếu một ngày nào đó bạn mở Excel và phát hiện ra rằng các macro yêu thích của bạn không còn ở đó nữa, đừng hoảng sợ! Rất có thể, tệp Personal.xlsb đã bị Excel vô hiệu hóa sau khi gặp sự cố, cập nhật hoặc vì bất kỳ lý do gì.

Dưới đây là các bước để có được sổ làm việc cá nhân của bạn và chạy lại:

1. Trong Excel của bạn, bấm vào Tập tin > Tùy chọn.
2. bên trong Tùy chọn Excel hộp thoại, chọn Thêm vào ở phía bên tay trái.
3. bên trong Quản lý danh sách thả xuống, chọn Các mặt hàng bị vô hiệu hóa và bấm vào Đi.
4. bên trong Các mặt hàng bị vô hiệu hóa hộp thoại, chọn Workbook Macro cá nhân và bấm vào Kích hoạt.
5. Khởi động lại Excel của bạn.

Cách ngăn Personal.xlsb mở nhưng vẫn chạy macro

Theo mặc định, Sổ làm việc Macro cá nhân sẽ không hiển thị trong Excel. Nếu tệp Personal.xlsb tiếp tục mở bất cứ khi nào bạn sử dụng macro và điều này thực sự làm bạn khó chịu, bạn có thể ẩn nó theo cách này:

1. Điều hướng đến sổ làm việc PERSONAL.XLSB.
2. Trên Lượt xem trong tab Cửa sổ nhóm, nhấp Ẩn giấu.
   

Đó là nó! Từ giờ trở đi, sổ làm việc cá nhân sẽ bị ẩn khỏi chế độ xem nhưng vẫn khởi chạy trong nền, vì vậy bạn có thể truy cập các macro được lưu trữ ở đó.

Cách bỏ ẩn sổ làm việc cá nhân trong Excel

Để làm cho sổ làm việc macro cá nhân của bạn hiển thị, đây là những gì bạn cần làm:

1. Trên Lượt xem trong tab Cửa sổ nhóm, nhấp Vô duyên.
2. bên trong Vô duyên hộp thoại, chọn PERSONAL.XLSB và nhấp đồng ý.
   

Cách xóa tệp Personal.xlsb

Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn Sổ làm việc Macro cá nhân khỏi máy tính của mình, hãy xóa tệp Personal.xlsb khỏi thư mục XLSTART. Đây là cách thực hiện:

1. Đóng tất cả các sách bài tập Excel.
2. Mở Windows Explorer.
3. Trên Lượt xem trong tab Hiện an nhóm, đánh dấu vào Vật phẩm ẩn hộp kiểm.
4. Điều hướng đến thư mục XLSTART. Trên Windows 7 – 10, nó được đặt ở đây:C:UsersUser NameAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART
5. Chọn PERSONAL.XLSB và nhấn Xóa bỏ Phím hoặc bấm chuột phải vào tệp và chọn Xóa bỏ từ menu ngữ cảnh.
   

Ghi chú. Để xóa Personal.xlsb, trước tiên bạn phải đóng ứng dụng Excel. Nếu tệp không xóa, điều đó có nghĩa là nó vẫn đang chạy trong nền. Để khắc phục điều này, hãy mở Trình quản lý tác vụ và hủy tất cả các quy trình Excel đang chạy.

Đó là cách làm cho các macro Excel yêu thích của bạn có sẵn trong tất cả các sổ làm việc. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của dịch vụ kế toán tại Hà Nội vào tuần tới!