Các cách để trích xuất tệp đính kèm Outlook vào một thư mục cục bộ

Microsoft Outlook là ứng dụng email khách và trình quản lý cá nhân nâng cao phổ biến với người dùng gia đình, tổ chức, doanh nghiệp và người dùng Exchange / Office 365. Sự phổ biến của nó đã tăng lên rất nhiều vì thiết kế nổi bật, tính năng, tiện nghi cao cấp, cơ sở cấu hình tài khoản và giao diện thân thiện.

Người dùng Outlook có thể đính kèm tệp, tài liệu, v.v. vào email và gửi chúng dưới dạng thông tin được liên kết. Đây là một trong những cách tiên tiến nhất để chia sẻ tài liệu và tệp. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là nó góp phần vào sự phát triển của tệp dữ liệu Outlook (tệp PST). Tệp dữ liệu Outlook lớn ảnh hưởng xấu đến hoạt động của ứng dụng Outlook.

Một số hiệu ứng không thể thay đổi này của tệp dữ liệu Outlook phát triển quá mức (do chồng chất các tệp đính kèm lớn) là -.

  • Tham nhũng PST và các lỗi liên quan
  • Hoạt động chậm của Outlook
  • Đang đóng băng ứng dụng Outlook ở giữa
  • Không thể gửi / nhận email
  • Ứng dụng tắt đột ngột

Các tình huống trên phải được xử lý nhanh chóng và điều này có thể được thực hiện bằng cách trích xuất các tệp đính kèm Outlook từ các email tương ứng và lưu vào một thư mục cục bộ. Dưới đây là cách trích xuất tệp đính kèm từ email Outlook bằng các kỹ thuật khác nhau.

Trích xuất tệp đính kèm Outlook vào một thư mục

    • Tải xuống tệp đính kèm từ một emailĐây là phương pháp phổ biến nhất để trích xuất các tệp đính kèm của email Outlook. Cách này đơn giản nhưng chỉ trích xuất các tệp đính kèm từ một email tại một thời điểm. Hãy để Dịch vụ kế toán tại Hà Nội xem nó được thực hiện như thế nào.
        1. Khởi động ứng dụng Microsoft Outlook của bạn.
        2. Mở email mà bạn muốn trích xuất các tệp đính kèm.
        3. Trỏ con trỏ chuột vào một trong các tệp đính kèm được liên kết và nhấp chuột phải vào tệp đó. Sau đó, chọn tùy chọn Lưu Tất cả Tệp đính kèm từ danh sách thả xuống.

      chọn Lưu Tất cả Tệp đính kèm

        1. Tiếp theo, một cửa sổ Lưu tất cả các tệp đính kèm sẽ được mở ra. Nhấp chuột đồng ý để tiếp tục.

      Mở danh sách Lưu tất cả các tệp đính kèm

        1. Tiếp theo, duyệt và chỉ định thư mục trên hệ thống của bạn để lưu các tệp đính kèm này từ email. Sau khi chỉ định đường dẫn, hãy nhấp vào tùy chọn OK để hoàn tất việc trích xuất.

      hoàn thành việc khai thác

Vì vậy, quá trình này rất đơn giản, nhưng để trích xuất tệp đính kèm từ nhiều email, bạn cần phải lặp đi lặp lại quá trình này, đó có thể là một nhiệm vụ mệt mỏi đối với người dùng.

  • Xuất tệp đính kèm từ nhiều email thông qua tập lệnh VBANhiều người dùng Outlook sử dụng tập lệnh VBA để tự động hóa quá trình trích xuất tệp đính kèm. Nó yêu cầu Mã Macro VBA và Tập lệnh VBA để di chuyển tệp đính kèm email vào một thư mục cụ thể trên hệ thống của bạn. Quá trình này có vẻ hơi dài để làm theo nhưng cho phép trích xuất các tệp đính kèm từ nhiều email. Tuy nhiên, hãy thận trọng khi chạy hoặc tải xuống tập lệnh VBA.

    Hạn chế của các quy trình thủ công

    Cả hai giải pháp thủ công đều có một số nhược điểm mà người dùng phải lưu ý khi thực hiện trích xuất các tệp đính kèm của email Outlook, chẳng hạn như –

    1. Xử lý chậm
    2. Quy trình dài
    3. Macro phức tạp
    4. Ít tùy chọn tùy chỉnh hơn và tính linh hoạt
  • Giải nén các tệp đính kèm trong Outlook một cách dễ dàng với Kernel để quản lý tệp đính kèmĐể xử lý các tệp đính kèm trong Outlook, chúng tôi đề xuất một tiện ích tự động – Kernel for Quản lý tệp đính kèm. Nó giúp trích xuất các tệp đính kèm Outlook trực tiếp từ hồ sơ Outlook mặc định của bạn. Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát các tệp dữ liệu Outlook có kích thước quá lớn và cải thiện hiệu suất của Outlook. Hơn nữa, người dùng hiện có thể mở các tệp đính kèm bị chặn trong Outlook khá dễ dàng.

    Kernel for Attachment Management là một công cụ thông minh để xuất các tệp đính kèm từ email Outlook của bạn sang bất kỳ thư mục nào trên hệ thống cục bộ của bạn. Một số lợi ích của công cụ này được đề cập ở đây.

    Tải ngay

    1. Hiển thị trực tiếp hồ sơ Outlook mặc định để chọn email để trích xuất tệp đính kèm
    2. Cung cấp cho việc tạo một thư mục con trong khi chỉ định thư mục đích
    3. Cho phép nén các tệp đính kèm để tiết kiệm dung lượng lưu trữ
    4. Người dùng có thể lưu tệp đính kèm vào tệp Zip bằng mật khẩu
    5. Có thể đổi tên tệp đính kèm theo tên thư, định dạng được chỉ định, v.v.
    6. Lọc tệp đính kèm dựa trên chủ đề, kích thước, người gửi, người nhận, các loại tệp, tên tệp đính kèm, quy trình được nhúng, Vân vân.
    7. Sau khi trích xuất, thực hiện các hành động Đánh dấu là đã đọc, Đánh dấu thư bằng cờ hoặc màu cụ thể, sao chép / di chuyển thư, các hành động trên thư email
    8. Lập lịch tự động trích xuất tệp đính kèm vào ngày, ngày và giờ được xác định trước

    Nhìn vào các tính năng trên, người dùng có thể thấy rằng đây là một tiện ích quản lý tệp đính kèm hoàn chỉnh của Outlook. Nó không chỉ trích xuất các tệp đính kèm mà còn quản lý các tệp đính kèm và cách chúng được lưu vào vị trí thư mục hệ thống. Người dùng hiện có thể khắc phục sự chậm trễ trong việc mở tệp đính kèm Outlook hoặc các vấn đề khác liên quan đến tệp đính kèm với tiện ích nâng cao này.

    ứng dụng quản lý tệp đính kèm

    Bạn có thể tải xuống phiên bản miễn phí từ trang web mà bạn thực hiện thu hút tệp đính kèm. Sau đó, bạn có thể mua tiện ích từ cùng một trang web. Bây giờ, hãy thoải mái làm việc với ứng dụng quản lý tệp đính kèm trong Outlook và để công cụ này xử lý tệp đính kèm trong Outlook.

Tải ngay

Sau cùng

Quản lý tệp đính kèm Outlook hiệu quả là điều cần thiết để duy trì kích thước tệp dữ liệu Outlook ở mức tối ưu. Chúng tôi đã đề xuất một số kỹ thuật hiệu quả để trích xuất các tệp đính kèm trong Outlook và lưu nó vào vị trí được chỉ định trên bất kỳ ổ đĩa nào. Để khắc phục những hạn chế của phương pháp thủ công và để quản lý các tệp đính kèm trong Outlook một cách dễ dàng, chúng tôi đã thảo luận về một tiện ích chuyên nghiệp.

Nếu bạn cần thuê dịch vụ kế toán thuế trọn gói giá rẻ chỉ 300.000VNĐ/tháng vui lòng liên hệ trực tiếp hotline 0965900818 – 0947760868 hoặc truy cập https://ketoanmvb.com/dich-vu-ke-toan-thue-tron-goi.html để được tư vấn miễn phí.